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7 trucos para hacer en Excel una n贸mina

Como hemos dicho en otros post, Excel puede ayudar a las empresas en la gesti贸n de su actividad y dentro de ella, en el campo de los recursos humanos. En este art铆culo nos centraremos en c贸mo realizar con Excel las n贸minas de los trabajadores. La gesti贸n de Recursos Humanos con Excel puede ser mucho m谩s sencillo, 隆descubre por qu茅!

Para realizar una n贸mina, hay que seguir un modelo oficial, incluyendo conceptos b谩sicos. En este post veremos cu谩les son esos conceptos y c贸mo darle formato en Excel.

1. Crea cuatro bloques

Estos deben estar separados por bordes y tener un color de relleno, referentes a:

  • Encabezado de la n贸mina: en esta parte es donde van los datos del trabajador y la empresa. Ambos deben estar correctamente identificados, por datos como el cif de la empresa, c贸digo de cuenta de cotizaci贸n de la Seguridad Social; al trabajador, por su nombre, DNI, n煤mero de afiliaci贸n de la Seguridad Social o el grupo de cotizaci贸n.
  • Per铆odo de liquidaci贸n: se refiere al per铆odo al que ata帽e la n贸mina, fecha inicio y fin, as铆 como total de d铆as/horas.
  • Devengos y deducciones: podr铆amos decir que es la parte central de la n贸mina. Esta parte se divide en:
    • Los devengos, que est谩n formados por las percepciones salariales y las no salariales. Dentro de las primeras se encuentran: el sueldo base, m谩s complementos salariales, el c谩lculo de horas extras鈥i los hay. Dentro de las no salariales se incluir谩n las dietas, plus de transportes, indemnizaciones por despidos, traslados, etc.
    • Las deducciones: se refiere a las aportaciones e impuestos que la empresa debe realizar. Son las cotizaciones a la Seguridad Social y el Impuesto sobre la Renta de las Personas F铆sicas (IRPF).
  • Total a deducir y L铆quido total a percibir: es donde aparece el total a recibir por el trabajador, as铆 como el total a deducir, es decir, lo que recibir谩 el trabajador (percepciones salariales 鈥揹educciones).
  • Firmas y fecha. la n贸mina debe ser firmada por ambas partes: trabajador y empresa.
  • Bases de cotizaci贸n a la Seguridad Social y base sujeta a la retenci贸n del IRPf: es la parte inferior de la n贸mina en donde se recogen las cotizaciones a la seguridad social e IRPF, es decir las aportaciones que se hacen y que hay que descontar del sueldo. El total de ellos aparecer谩 en las deducciones que hemos visto m谩s arriba.

Pautas para liquidar los sueldos con Excel

2. Ponle un borde a cada uno de los 4 bloques

Para ello, bastar谩 con seleccionar el conjunto de celdas que componen cada bloque de la n贸mina y en la pesta帽a Inicio, en el grupo “Fuente”, pulsar en “Bordes> Borde externos” o borde de cuadro grueso. Tambi茅n podemos crear bordes inferiores para cada uno de los conceptos o bordes externos en la parte superior de la n贸mina para cada concepto.

7 trucos hacer en Excel n贸mina

3. Dale color de fondo a cada parte

Basta con seleccionar las celdas (todo el bloque de la n贸mina por ejemplo) y en la pesta帽a “Inicio> en Fuente” seleccionaremos el color de relleno que deseemos en “Color de relleno.

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4. Quita las cuadr铆culas

Para que se perciban mejor los conceptos. En la pesta帽a “Vista”, en el grupo “Mostrar”, desactivar “L铆neas de cuadr铆cula”. Eso permitir谩 que todo el documento se vea sin las marcas de las celdas.

5. Combina las celdas

Combinaremos las celdas de cada uno de los conceptos.

6. Inserta las f贸rmulas

Esta es la parte m谩s importante. Debes insertar f贸rmulas en alguna de las casillas de la n贸mina, que ser谩n suma y resta:

  • La suma la insertaremos:
    • En el total de la suma de los devengos, ser谩 lo que aparece en la casilla de total devengado. Por ello, tendremos que insertar una f贸rmula suma que sume todos los conceptos.
    • En el total a deducir, crearemos igualmente una f贸rmula que sume todas las deducciones.
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7. Convierte la n贸mina en PDF

E impr铆mela para entreg谩rsela al trabajador.

C贸mo convertir una hoja de Excel en PDF

Como siempre, podemos hacer nuestra n贸mina desde cero o bien, buscar una plantilla de n贸mina en Excel, que nos ahorrar谩 tiempo.

Documentos para Recursos Humanos