6 trucos para crear un diagrama de Gantt en Excel

Los diagramas de Gantt nos permiten visualizar fácilmente las diferentes líneas de tiempo en la gestión de proyectos. Su principal característica es que los nombres de las tareas, la fecha de inicio o la de fin del proyecto, las duraciones, etc. aparecen en una cascada de gráficos con barras horizontales, lo que nos ofrece un resultado muy visual.

Consejos para hacer un diagrama de Gantt en Excel

Crear un diagrama de Gantt en Excel puede ser muy largo o muy rápido, si quieres acortar el proceso no puedes perderte los siguientes trucos.

1. La tabla inicial

Como siempre que trabajamos en Excel, es de vital importancia hacer bien la tabla de Excel que ejercerá como fuente de datos del diagrama. Para ello creamos una tabla de datos con el nombre de la actividad, fecha de inicio y fin, duración, etc. y, sobre una celda vacía de la hoja de Excel, añadimos una barra a través del itinerario Insertar > Gráficos > Barra > Barra en 2D > Barra apilada. A medida que añadas datos el gráfico se irá completando.

2. Introducción automática de los datos

En vez de introducir tú manualmente los datos uno a uno puedes hacer click derecho sobre el gráfico de Excel vacío y pinchar sobre Seleccionar datos. Basta con indicar el rango de celdas que queremos añadir al diagrama de Gantt. Puedes añadir hasta dos series de datos de esta forma a tu diagrama, presta mucha atención a este paso ya que si bien nos permite reducir considerablemente el tiempo de creación del diagrama de Gantt puede ser fatal si no lo hacemos bien.

3. Formato vertical al eje del gráfico

Ten en cuenta que necesitarás dar al diagrama de Gantt un formato vertical, ya que es la base de este gráfico. Para ello solo tienes que hacer click derecho sobre el eje vertical del gráfico y, en la opción Dar formato a eje, seleccionar la opción “categorías en orden inverso”. Así deberías tener eje del gráfico en formato vertical y las tareas ordenadas una a una.

4. El formato condicional

La mejor forma de crear las barras del diagrama de Gantt es utilizando un formato condicional. Lo ideal es dar una lógica a los datos de Excel que aparecen en el diagrama y asociar cada dato a un color. Para ello seguimos el itinerario Inicio > Formato condicional > Nueva regla > Aplicar formato a las celdas que contengan, y seleccionamos el mismo color para la fuente que para el fondo de la celda, de forma que no se vea el número en la barra, solo el color de la barra.

5. Funciones para el diagrama de Gantt

A la hora de hacer una plantilla del diagrama de Gantt podemos utilizar diferentes funciones que nos ayudarán a generar nuestro gráfico y a mantenerlo actualizado en todo momento. Entre las funciones que se suelen utilizar en los diagramas de Gantt están SUMA, SI, Y, HOY o DIASEM. Un buen manejo de estas fórmulas y la creación de una lógica con sentido te permitirán sacarle el máximo partido a tu diagrama de Gantt.

6. Utiliza plantillas para tus diagramas de Gantt

Si no te aclaras con los diagramas de Gantt, la creación de una lógica, su actualización, etc., una de las mejores cosas que puedes hacer es buscar alguna de las plantillas de Excel que podemos encontrar en la red y adaptarla a tus necesidades. Se trata de una solución muy útil e interesante que te permitirá tener rápidamente los datos perfectamente representados sobre las hojas de cálculo de Excel, y que te permitirá ahorrar tiempo y esfuerzos a la hora de crear los diagramas.