Contador de tiempo en Excel para controlar el tiempo de tus tareas
Los contadores en Excel son muy útiles para saber cuánto tiempo gastas en cada una de tus tareas de trabajo. Como bien se ha dicho popularmente,“el tiempo es oro”, y en una sociedad en la que la productividad es la base de todas las gestiones, conocer de primera mano en qué actividades gastamos nuestro tiempo es fundamental para organizar de forma efectiva un equipo de trabajo.
Es posible, que al leer la palabra contador te hayas imaginado una especie de cronómetro o sistema inteligente. Pero no, nos referimos a la herramienta Excel, el gran aliado de empresas y negocios que nos permite incluso tener un cronograma de actividades en Excel listo para utilizar.
Hasta hace unos años, todos aquellos que querían diseñar e implementar un contador de tiempo en Excel necesitaban de conocimientos mínimos en programación y configuración de macros. Esto hacía que no todos los profesionales estuvieran capacitados para incluir sus propios contadores, o que incluso el hecho de tener que programarlos ya suponía una pérdida de tiempo en sí misma.
Sin embargo, la gestión del tiempo es cada vez más importante y esto ha facilitado la aparición de otros sistemas más sencillos que no necesitan de ningún tipo de programación compleja. ¿No sabes a qué nos referimos? El sistema Activity Timer de Microsoft es una herramienta increíblemente fácil qué sirve para medir lo que tardamos en cada tarea.
Además, otra de las ventajas más importantes de esta extensión es que resulta totalmente gratuita puedes instalarla directamente desde la tienda de Office y agregarla como una extensión gratis, complementaria a tu programa.
Cómo configurar un contador de tiempo en Excel
Una vez que te has instalado la extensión desde el repositorio tan solo tienes que abrir de nuevo tu programa Excel. Este paso es importante porque si acabamos de instalarla con el software abierto, es posible que no nos detecte los cambios y no nos muestre la nueva pantalla. Por eso ante cualquier problema, siempre reiniciar.
Activity Timer es un complemento que funciona como cualquier otro módulo instalable. Su objetivo final consiste en agregar nuevas funcionalidades a un Excel normal, algo muy interesante para todos aquellos que no saben configurar macros ni sistemas automáticos.
Cuando lo arranques por primera vez y abras una nueva hoja en Excel, te aparecerá una nueva pantalla con tres botones de “Start”, “Pause” y “Stop”. En la zona superior en la que aparece la palabra Activity, tendrás que sustituir este término por la tarea que vas a realizar y qué quieres cronometrar. Utiliza términos sencillos para describirla y así aunque la lectura de los datos se realice a posteriori, siempre sabrás a qué se refería.
El funcionamiento es muy fácil, cuando vayas a iniciar la tarea que quieres medir no tienes más que pulsar “Start” y en caso de que quieras realizar una pausa o un descanso, pulsar el botón “Pause”.
Ahora bien, la ventaja de implementar este sistema en la organización de tus tareas no termina aquí. Conforme vayamos utilizando el contador, se nos irán generando una serie de tablas con los valores de trabajo. Toda esta información podrás exportarla a una plantilla de Excel y de este modo cronometrar y contar el tiempo que dedicas a cada una de tus tareas, y en caso de que te hayas encargado de gestionar algún equipo, medir la productividad de tus trabajadores.
Es un sistema muy sencillo y útil como contador de tiempo en Excel, aunque tiene una mínima limitación, y es que no podrá saber cuánto tiempo gastas en tareas simultáneas y paralelas. Aquí podrás ver otros sistemas para mejorar la productividad de la empresa.
No obstante, a pesar de eso sigue siendo el mejor sistema para medir tu productividad.