Cálculo de vacaciones en Excel

Las plantillas de Excel para calcular las vacaciones en Excel nos permiten saber cuantos días de vacaciones laborables tenemos y cuántos gastamos.

Esto es fundamental cuando planificamos las vacaciones de cada año, ya que, a veces, no sabemos cuál es el total de vacaciones que hemos utilizado y cuántos días nos quedamos. Por ello, en esta plantilla de vacaciones disfrutadas conoceremos los días utilizados durante un periodo determinado y, de ahí, podremos calcular los días que nos quedan pendientes.

Descarga aquí la plantilla de Excel gratuita para cálculo de vacaciones

¿Cuántos días de vacaciones me pertenecen?

Para calcular los días de vacaciones que vamos a disfrutar en una hoja de Excel, lo primero que necesitamos saber es si los días de vacaciones al año se contabilizan como días naturales o como días laborales. Ambos tipos de días de vacaciones laborales significan el mismo tiempo de descanso, simplemente se cuentan de forma diferente. Los días naturales de vacaciones en España son 30 por ley e incluyen domingos y festivos. En cambio, algunos convenios laborales prefieren contar las vacaciones como días laborables (sin festivos) por lo que son 22.

Aunque pueda parecer un poco extraño, debemos saber que es lo mismo. Esto significa que en caso de tener 30 días naturales de vacaciones, si utilizamos dos semanas de vacaciones, habremos disfrutado de 14 días de vacaciones (2 x 7 días), mientras que si tenemos 22 días laborables de vacaciones, en dos semanas de vacaciones solo habremos utilizado 10 días de vacaciones (2 x 5 días).

¿Cómo calcular vacaciones en Excel?

Una vez tengamos claro cómo contar los días de vacaciones en el Excel, necesitamos introducir en una hoja de cálculo de Excel los datos relativos a las fechas de inicio y final de las vacaciones. La plantilla en Excel para hacer el cálculo de las vacaciones deberá llevar insertadas las funciones de Excel más adecuadas según el formato de vacaciones en Excel:

  • Calcular en Excel las vacaciones al restar las fechas en Excel
  • Calcular en Excel las vacaciones sin contar los fines de semana
  • Calcular en Excel las vacaciones sin Contar Fines de Semana ni Festivos

Después tenemos que añadir en el apartado festivos, los días festivos que se van a producir durante ese periodo de tiempo para que, en el caso necesitar el formato 3 (que no tiene en cuenta los días festivos ni fines de semana para el cálculo de las vacaciones utilizadas), la plantilla de Excel que estamos utilizando los tenga en cuenta. El resultado nos ofrecerá automáticamente los días utilizados en cualquiera de las formas que acabamos de utilizar. Después tan solo tendrás que restarlo al total de tus días para saber los días que te quedan por disfrutar. Ahora te enseñamos cómo hacerlo.

Ejemplo de cálculo de días de vacaciones

Para que veas la facilidad con la que se puede realizar el cálculo que estamos hablando vamos a ver un ejemplo de cómo calcular las vacaciones disfrutadas por un trabajador en un año, para así poder calcular las que nos quedan.

Imaginemos que es septiembre de 2019 y un empleado que tiene 22 días laborables de vacaciones al año y que estuvo de vacaciones dos semanas en agosto de 2020. Concretamente desde el 5/08/2019 al 18/08/2019. Además, hay que tener en cuenta que el día 15 de agosto es festivo nacional. Como ya ha disfrutado de una parte de sus vacaciones ahora quiere saber el número de días exactos utilizados para saber el total de los que le quedan. Para ello, empezamos con los primeros cálculos.

Lo primero que debemos hacer es restar las fechas que nos dan, o hacer el recuento de días utilizados de vacaciones.



2 semanas x 7 días = 14 días disfrutados

Como en nuestras vacaciones contamos con los días laborables, los fines de semana no cuentan. Entonces las semanas se multiplican por 5 días laborables.

2 semanas x 5 días laborables = 10 días de vacaciones disfrutadas

Sin embargo, debemos tener en cuenta que el día 15 de agosto es festivo, por lo que debemos descontarlo de nuestras vacaciones disfrutadas.

10 días disfrutados - 1 día festivo = 9 días festivos

Con esta información ya sabemos que hemos gastado un total de 9 días de total de vacaciones que tenemos derecho como trabajador por nuestro convenio. Con esto, no difícil calcular las vacaciones que nos quedan.

22 días totales de vacaciones - 9 días utilizados = 13 días de vacaciones

Así vemos, que al trabajador de esta empresa aún tiene derecho a disfrutar de 13 días de vacaciones durante este año. De esta forma, y sin necesidad de calculadora, podemos saber cuántos días de vacaciones hemos utilizado y cuántos nos quedan.

Plantilla calculadora de vacaciones en Excel para descargar

Ahora que ya conoces cómo se calculan las vacaciones en Excel y a mano aquí te dejamos la plantilla para hacerlo automáticamente. Si no conocemos mucho el programa Excel, a continuación hay una hoja de Excel para descargar gratis en la que podemos calcular las vacaciones de forma fácil y sencilla, ya que cuenta con los elementos de una hoja de cálculo necesarios para conocer nuestros días de vacaciones. Tan solo debes introducir las fechas en las que se vayan a producir las vacaciones y te hará el recuento automáticamente.

En el caso de que seas una empresa y necesites llevar el cálculo y control de las vacaciones de los trabajadores de forma exhaustiva, te recomendamos que te plantees la posibilidad de utilizar la Plantilla Premium que encontrarás aquí abajo, con la que podrás gestionar todas las vacaciones de tu equipo de forma ordenada y muy visual. Pero no solo eso, sino que también ofrece la posibilidad de apuntar las bajas de tus empleados y los diferentes motivos por los que se producen. Así de esta forma, podrás tener apuntada toda la información acerca de cuándo vas a tener faltas por parte de algún miembro del equipo y poder planificar el trabajo minimizando el impacto en la actividad de la empresa.

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Escel para gestionar vacaciones

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Plantilla de Excel para calcular las vacaciones

Esta plantilla de Excel te permitirá calcular los días de vacaciones que te corresponden en base a las fechas de inicio y final. Sólo hay que introducir nuestros datos correspondientes en las casillas de la hoja de cálculo habilitadas.