Auditoría 5S en Excel

A la hora de organizar una empresa existen diversos métodos que simplifican esta tarea. Una de ellas es la metodología de las 5S en Excel, una plantilla que provee a tu  negocio de orden y trabajar la optimización de cada uno de los conceptos que implican las 5S y dirigiendo los esfuerzos en cinco niveles distintos.

Descarga aquí la plantilla de excel gratuita de metodología de las 5s

¿Qué es la metodología de las 5S?

La herramienta de las 5S  es una metodología de trabajo basa en la cultura japonesa y abarca 5 principios pensados para que el trabajo fluya, las dinámicas de trabajo no sean pesadas, se mejore el uso de los espacios de trabajo, la planificación y las normas de convivencia dentro de una organización.

Cada una de las s se corresponde con:

• Seiri: este hace alusión al sentido de la separación y la utilización, es decir al uso eficiente de los recursos y materiales.
• Seiton: se relaciona con el orden, pretende generar armonía y zonas de trabajo agradables.
• Seiso: esta parte de la metodología 5S abarca la limpieza y el cuidado personal y de los espacios de trabajo.
• Seiketsu: pretende normalizar  el control visual, las conductas hasta convertirlas en hábitos que simplifican la filosofía del trabajo.
• Shitsuke: por último se menciona la disciplina y la constancia aplicada a la dinámica de trabajo del negocio.

En definitiva, una auditoría de las 5S favorece el sentido de la utilidad, el orden, la higiene y todo ello mediante diferente métodos y las instalaciones de la organización se convierten en un espacio mejor para trabajar. Todo ello facilitar mejoras en el desempeño individual de los trabajadores, el rendimiento laboral a nivel de equipos y trabajar las relaciones interpersonales.

Pasos para aplicar la metodología de las 5S a la empresa

Para conocer la implantación y el éxito de la metodología 5S lo aconsejable es desarrollar evaluaciones periódicas y de seguimiento. Presta atención y descubre cada uno de los pasos para aplicar la metodología de las 5S y asimila cada uno de estos conceptos:

1. En primer lugar es esencial que todo el equipo reciba una formación adecuada sobre los conceptos de las 5S.
2. Lo recomendable para crear el cuestionario de la metodología de las 5S es que sea fácil, comprensible y refleje la realidad que se desea auditar.
3. Detectar problemas e incluir estas cuestiones en la evaluación.
4. Las preguntas es mejor si son cerradas y no dejan abierta la interpretación de la respuesta.
5. Lo ideal es que cómo máximo el contenido sean unas 15 0 20 preguntas.
6. Plantea soluciones
7. Difunde los resultados

Ejemplos de preguntas para la evaluación de la metodología 5S

Estas son algunas de las cuestiones que puedes plantear para organizar el espacio e implantar esta metodología:

• ¿Se observan objetos o mobiliario dañado?
• ¿Los objetos necesarios para el desarrollo de las actividades se encuentran organizados?
• ¿La disposición de los elementos se encuentra en función del grado de utilización de los mismos?
• ¿El espacio de trabajo se percibe limpio?
• ¿Existen espacios para disponer la basura?

Cómo funciona la plantilla de Excel de una auditoría de las 5S

Si tienes interés en reorganizar tu empresa y quieres aprovechar al máximo cada uno de los recursos de los cuales disfruta, toma nota y traza un punto de inflexión en tu negocio. La plantilla de Excel para realizar una auditoría de las 5S se dividen en dos hojas de cálculo la de la checklist y la de seguimiento, a continuación te explicamos cada una de ellas en detalle:

En la primera hoja de cálculo encontrarás el checklist desarrollado que consta de:

• Completa los datos de la empresa y del auditor, así como la fecha.
• Existe criterio para evaluar las diferentes cuestiones que se plantean de 0 a 3 siendo cada uno de ellos un valor.
• La checklist de las 5S implica cinco campos divididos en 4 cuestiones que hacen referencia a el orden, la limpieza, la disciplina, el control visual y la separación. En cada uno de ellos se debe completar indicando entre el 0 y 3 la percepción.
• Al final firman el evaluado y el evaluador.

En la segunda hoja de cálculo de la plantilla de Excel puedes realizar el seguimiento, los resultados obtenidos y la evolución global de esta metodología.

Ejemplo de plantilla de Excel para crear una auditoría de las 5S para descargar

La plantilla para crear la metodología de las 5S en Excel es editable y puedes adaptarla al flujo de trabajo de tu organización, así como a cualquier entorno de trabajo. Es un modelo de cuestionario que hace alusión a los diferentes aspectos que hemos tratado y permite verificar el cumplimiento de los estándares y mejorarlos.