Los trucos de Excel que todo contable debe conocer

Excel es un programa que usan muchos contables para hacer su trabajo más fácil. Como ya hemos dicho en más de una ocasión, para manejar este programa no es necesario tener amplios conocimientos informáticos y si además, se conoce algún otro programa de Office, como Word el trabajo puede ser muy intuitivo y por lo tanto, muy fácil.

Cómo llevar la contabilidad con Excel

A continuación detallamos diferentes trucos de Excel para llevar la contabilidad de la empresa de manera sencilla y práctica, así podrás crear tu sistema contable con Excel.

1. Utilizar atajos de teclado para aplicar determinadas funciones. ¿Sabías que sin quitar la mano del teclado para usar el ratón ahorras tiempo? Por ello, usar combinaciones de teclas para aplicar ciertas funciones en Excel, ahorrará mucho tiempo al contable.
2. Usar plantillas. Como ya hemos dicho en otras ocasiones, si algo está hecho, para qué hacerlo nosotros, con la pérdida de tiempo que esto supone. Una forma de ahorrar tiempo es usando las plantillas de Excel y en el caso del contable, usar plantillas para facturas por ejemplo.
3. Importar datos. Si el contable quiere usar en Excel datos que posee en otra aplicación, como por ejemplo Word, no tendrá que teclearlos uno a uno, una forma más fácil de hacerlo es con Importar datos. Para introducir datos de Excel, tiene dos opciones:
   1. A través de Archivo> Abrir: Aquí en Tipo de Archivo, hay que seleccionar Todos los archivos. Después hay que darle al botón Abrir y se abrirá el Asistente para importar datos
   2. Con la cinta de opciones: hay que irse a la pestaña Datos y en el grupo Obtener datos Externos darle al botón Desde texto y se abrirá también el mismo asistente que en punto anterior.
4. Resaltar los números negativos. Seguro que al contable le puede interesar en algún momento resaltar los números negativos que tiene en su hoja (por ejemplo referido a los gastos). Para hacerlo, existen varias formas pero una de ella es a través de Formato condicional. Hará lo siguiente:
   1. Selecciona la celda o el rango de celdas en los que quieras aplicar un formato distinto si posee un número negativo.
   2. Le dará a Formato condicional del grupo Estilos en la pestaña Inicio de la cinta de opciones de Excel.
   3. Del menú de Formato Condicional elegirá Nueva regla.
   4. En Seleccionar nuevo tipo de regla escogerás Aplicar formato únicamente a las celdas que contengan.
   5. Abajo, en la descripción, seleccionará: valor de la celda; menor que; y escribirá Lo que le está indicando a Excel es que cuando la celda tenga un valor inferior a 0, esto es, negativo, se ponga con ese formato.
   6. Por último le dará el formato que quiere que tenga la celda. Se puede optar entre:
      1. Darle un color, en Color y se escoge el color.
      2. Escoger un Efecto de tachado en Efectos, seleccionado la casilla de tachados.
   7. Con el botón Aceptar, aplicamos los cambios.
5. Contar las facturas emitidas con alguna función. Si el contable desea contar las facturas emitidas en un determinado año, puede hacerlo a través de la función CONTAR.SI.CONJUNTO. Como desea contar las celdas que poseen el criterio que le indica, en este caso, la fecha de las facturas, tiene que indicarle a Excel que cuente las celdas que poseen ese criterio. La forma de la función es la siguiente: SI.CONJUNTO(rango_criterios1, criterio1, [rango_criterios2], [criterio1]).
6. Fórmulas para contabilidad. Existe fórmulas de Excel que todo contable debería conocer pues ayudan en la gestión de la empresa.

En el rango_criterios1: se pone el rango de celdas donde se encuentran nuestros datos (fechas de las facturas).  Tendríamos que poner todas las celdas donde aparecen las fechas es decir, de la primera a la última celda de la columna que hemos destinado a la fecha de las facturas. Por ejemplo: B3:B102

En Criterio1: es el criterio que se aplica al rango indicado arriba (el rango de celdas de B3 A B102). Por ejemplo, podría ser el período que va desde el 1/01/2016 y el 31/12/2016. Por lo tanto, podríamos hacerlo de la siguiente forma:

Estos trucos de Excel serán muy interesantes para el trabajo cotidiano del contable.

Beneficios de Excel como programa contable