Gestiona con éxito una auditoría interna gracias a Excel
Gracias a la auditoría interna puedes llevar a cabo un seguimiento actualizado de la gestión de tu negocio. Es una herramienta más para acercarnos a nuestros objetivos, además de ayudarte en el cumplimiento de las normas básicas y los estatutos de la empresa. Otra de sus razones de ser es que nos permite asegurarnos de que los datos financieros son verídicos, alertándonos ante cualquier tipo de fraude o estafa. Y para tener todo el proceso bajo control nada como hacer nuestra auditoría interna con Excel.
Cómo hacer una auditoria interna con Excel
Antes de nada necesitaremos un Plan de auditorías. Se trata de un documento que emitimos unos días antes de empezar cada auditoría y donde se indica cómo se hará la auditoría interna. Junto a este documento es interesante contar con un Programa de auditorías, un documento que suele ser de carácter anual, donde aparecen las fechas aproximadas en que se harán las auditorías. La gran ventaja de hacer la auditoría interna con Excel es que podemos dedicar una pestaña del Plan a cada departamento, proceso o delegación, teniendo todas las auditorías en un solo Excel.
Cada empresa es un mundo, pero aún así hay una serie de elementos que deberían aparecer en todos los planes de auditoría. El primero, claro está, es el objetivo de la auditoría, de forma que todos los actores implicados sepan qué se busca con esta auditoría. Otros elementos imprescindibles son el alcance de la auditoría, indicando los límites donde se desarrollará la evaluación, y el equipo auditor, donde debería identificarse al auditor jefe y al resto de miembros de su equipo (expertos técnicos, observadores, etc.).
A la hora de llevar a cabo la evaluación hace falta seguir unos principios que aparecerán recogidos en el criterio de auditoría, el espacio donde identificaremos las normas y documentos utilizados como referencia. Pueden responder a la normativa interna de la empresa, ser documentos externos o combinar ambos. También tendrás que nombrar a los representantes de auditado, la identificación de las personas y funciones que representarán a la empresa en cada área a evaluar.
Dentro de esta plantilla de Excel también deberíamos incluir el calendario y horarios, el idioma de la auditoría si la empresa trabaja en más de un idioma y la lista de distribución del informa de auditoría, que incluye el plazo para emitir el informe de la evaluación con sus conclusiones. Por último, podemos añadir otra información necesaria, donde deberían aparecer todos los documentos que los representantes de auditoría deberían poner a disposición del equipo auditor si este se lo exige.
Plantilla de Excel para la auditoría interna
Basta con copiar las diferentes tablas de una pestaña a otra del documento de auditoría de Excel, de forma que solo tengas que rellenarlas con cada auditoría y modificar los campos necesarios. Así has creado una plantilla para tu auditoría interna con Excel, aunque conviene destacar que siempre está la opción de descargar una plantilla de auditoría para Excel, un documento que ya viene preparado y que nos sirve para responder a cualquier auditoría: financiera, contable, fiscal, de calidad, social, operacional, de sistemas, administrativa…
De esta forma, podemos asegurarnos fácilmente de que nuestra empresa cumple con las normas y principios que debería seguir. Recuerda que en la mayoría de las auditorías los datos son iguales o muy parecidos, así que solo tendrás que copiar la información de una hoja a otra, algo que Excel nos facilita. Hacer la auditoría interna con Excel es muy fácil, y las plantillas son de gran ayuda. Si lo quieres tener todo mejor estructurado, puedes crear una primera hoja de control donde aparezca la información más destaca de cada plan (fecha, departamento, auditores, etc.) que hará de programa de auditorías.
4 herramientas de Excel que te ayudarán a preparar tu auditoría