Elementos de las BBDD en Excel

Elementos que intervienen en las BBDD de Excel

PorElena Aucejo

Las Bases de Datos son herramientas de gesti贸n de la informaci贸n que almacenan datos de manera estructurada y ordenada para despu茅s poder localizarlos f谩cilmente. Se trata de un almac茅n de informaci贸n donde podemos guardar informaci贸n sobre clientes, empleados, proveedores, productos…

Para que la BBDD sea eficiente es necesario que est茅 correctamente segmentada sino ser铆a un caj贸n desastre con todo tipo de datos inconexos. Las BBDD se comportan como tablas de Excel debido a que la informaci贸n est谩 relacionada en filas y columnas, pero es mucho m谩s que una simple tabla. Repasamos todos los elementos que intervienen en el dise帽o de una BBDD en Excel.

Partes de la Base de Datos en Excel

Las Bases de Datos se estructuran en los siguientes elementos:

Tabla

Por cada BBDD que necesitamos podemos crear una tabla de Excel diferente. Aunque las tablas parezcan iguales que la hoja de Excel en realidad es un tipo de formato que se aplica al rango de celdas para que la informaci贸n que albergan tengan relaci贸n entre s铆. Es muy sencillo convertir la informaci贸n de una hoja de c谩lculo en una tabla de Excel.

Los dos elementos principales de las tablas son las columnas y las filas:

  • Cuando se crea la Base de Datos en Excel se determina los campos que tendr谩n las tablas, se trata de la cantidad de columnas que contendr谩 la tabla sin que haya redundancia en la informaci贸n.
  • Cada fila de la tabla se denomina registro y es donde est谩 almacenada la informaci贸n. De este modo cada registro est谩 formado por uno o varios campos.

Por ejemplo. La tabla de productos vendidos en una empresa ser铆a as铆: los registros (filas) contiene la informaci贸n de cada producto y cada campo (columna) contiene la informaci贸n espec铆fica de tama帽o, peso, precio… Los campos se forman por un determinado tipo de datos (n煤mero, texto, im谩genes…)

Llave primaria

Se trata del identificador 煤nico de cada registro (fila), se trata del ID 煤nico del elemento que est谩 en la Base de Datos. En el caso de los productos puede ser el n煤mero de serie, en el caso de los empleados su DNI.

Consultas

Se trata de una funci贸n de Excel para buscar informaci贸n y relacionarla. Es una manera de ver en un 煤nico espacio informaci贸n que est谩 recogida en varias tablas o BBDD. Tambi茅n posibilita la relaci贸n de informaci贸n entre diferentes tablas que comparten el mismo dato. Es posible utilizar f贸rmulas de Excel para Bases de Datos en estas consultas.

Filtros

Las BBDD pueden almacenar tal cantidad de datos que nos resulte imposible consultarlos todos. Por eso es imprescindible el filtrado de la informaci贸n para que no se muestre todos los datos y solo aquellos que nos interesa. Esta es una de las ventajas de usar tablas de Excel y no simples hojas de c谩lculo.

Macros y m贸dulos

Otro elemento de las BBDD a nivel avanzado son las macros de Excel y los m贸dulos, se trata de funciones que se integran en las Bases de Datos a trav茅s del lenguaje de programaci贸n VBA. Al programar acciones concretas simplificamos la labor de optimizar o consultar los datos.

Gu铆a para dise帽ar bases de datos en Excel