Elementos imprescindibles para hacer turnos de trabajo con Excel

Si tienes que hacer el calendario de turnos  y diseñar los turnos de trabajo de tu empresa, necesitas conocer los principales elementos de estos documentos, los aspectos a tener en cuenta para organizar el trabajo. A continuación vamos a ver los principales elementos de los turnos de trabajo para diseñar los horarios de los trabajadores y así confeccionar un cuadrante de trabajo con Excel donde los horarios estén bien distribuidos.

Indicadores a tener en cuenta al hacer cuadrantes de trabajo en Excel

Hay dos elementos a partir de los que diseñaremos los turnos de trabajo: los trabajadores y los horarios. Así, lo primero en la gestión de Recursos Humanos en Excel que haremos será incluir en la plantilla el nombre de cada empleado que se incluirá en los turnos y los diferentes turnos de trabajo de la empresa, que pueden ser de mañana, tarde y noche o por horas. También debes tener en cuenta los días laborales del periodo para el que vas a organizar los turnos (de lunes a viernes, sábado o domingo, cada empresa es un mundo) y los festivos que haya esos días.

Calendario laboral

Más allá de los días festivos y laborables, hay una serie de condicionantes que afectan de diferente manera a cada trabajador y que debes tener en cuenta a la hora de hacer los turnos. El primero de ellos son los condicionantes propios de cada empleado, ya que cada uno de ellos tendrá unas jornada laboral determinada en el contrato. Puede haber trabajadores con contratos de más o menos horas, empleados con reducción de jornada, etc., y eso influye al asignar los turnos. También hay que valorar los diferentes puestos que puede ocupar cada uno.

Vacaciones y ausencias

No podemos pasar por alto una cuestión fundamental como son las vacaciones o días libres de los trabajadores y las posibles bajas, condicionantes que nos impedirán meter al trabajador en un turno así que le tendremos que buscar sustituto. En la mayoría de las empresas existe un plazo mínimo para solicitar el día libre, de forma que tendrás un margen para asimilar que el trabajador no estará disponible para unos turnos determinados y que tendrás que colocar a otro en su lugar. Las bajas son más difíciles de anticipar, pero en ocasiones como operaciones programadas se puede hacer.

Carga de producción

Quizá no necesites recurrir a un trabajador que supla al compañero que está de vacaciones o de baja si las necesidades de producción no lo exigen. Cada momento del año tenemos unas necesidades u otras, y siempre habrá momentos de más carga de trabajo. Cuando esta se reduce es posible que puedas unificar turnos, suprimiendo el nocturno. En cambio, habrá momentos en los que tengas que reforzar los diferentes turnos, creando  turnos de trabajo 24 x 7 en Excel o llegando incluso a contratar más personal.

El límite de las 12 horas

Cuando completes los diferentes turnos de trabajo, asegúrate de que todos los trabajadores tienen un periodo de al menos 12 horas entre un turno y otro, el mínimo legal que puede pasar entre dos turnos. Ningún empleado puede trabajar en dos turnos seguidos si no se han cumplido esas 12 horas que le permiten descansar y estar capacitado para afrontar un nuevo turno de trabajo con todas las garantías posibles para cumplir con sus obligaciones laborales.

 

Ahora que ya sabes todo esto, solo tienes que descargar la plantilla de Excel de turnos laborales y diseñar los turnos de trabajo de tu empresa. Puedes crear una hoja de Excel diferente para cada semana, así que no olvides indicar en la parte superior el periodo al que se refiere para evitar confusiones entre los trabajadores. Además, puedes incluir anotaciones junto a los turnos a través del itinerario Revisar > Comentarios > Nuevo comentario para dar las últimas indicaciones a los trabajadores.