Cómo mejorar la productividad con listas de tareas de Excel

Aquellas pizarras que presidían la sala de reuniones de la empresa son solo un recuerdo más de otros tiempos, a día de hoy toda esa información está en nuestros dispositivos móviles y cuando es necesario se proyectan en las reuniones. Sin embargo, podemos seguir recurriendo a aquellas listas de tareas a través de estos dispositivos. ¿Cómo? Gracias a las listas de tareas de Excel, una serie de plantillas de Excel donde podemos incluir todas las tareas de nuestra empresa, quién debe hacerlas, en qué punto se encuentran, etc.

Listas de tareas y control para tu empresa con plantillas de Excel

Podemos utilizas cualquier pantilla to do list en ámbitos tan diversos como la planificación de un viaje o en las tareas domésticas, pero si hablamos de las listas de tareas y control que nos pueden ayudar a mejorar la productividad empresarial parece obligado empezar hablando de las listas de tareas semanales. Son un tipo de lista donde podemos organizar todas las tareas pendientes que tenemos que completar a lo largo de la semana, separándolas por días si es necesario. Además de en Excel, las puedes transformar a PDF.

También podemos hacer hincapié en las fechas de finalización de las tareas pendientes. Para ello tenemos las listas de tareas con prioridad, una plantilla de Excel con la que puedes crear listas de acuerdo a la prioridad que tenga la empresa por concluirlas. Una versión de estas listas es la lista de tareas con fecha, donde el aspecto más destacado es la fecha límite de cada tarea. De esta manera te aseguras de que todos los trabajadores sepan cuándo vence el plazo para completar esa tarea o ese proyecto, y se reducen las tareas acabadas fuera de plazo.

Por último hay que hablar de las check list, para muchos el elemento definitivo que marcará la diferencia entre una buena productividad y una excelente productividad. Lógicamente, queremos la excelencia para nuestra empresa así que podemos recurrir a este tipo de plantillas para organizar el trabajo, en las que se incluyen los diferentes pasos y comprobaciones que hay que hacer antes de validar cualquier proyecto. De esta forma te aseguras de que todo el mundo conozca esos pasos y los aplique, lo que garantiza la máxima calidad de nuestros productos y servicios.

Ventajas de las listas de tareas de Excel

Contar con una de estas listas de tareas nos ayudará a organizar tareas con Excel mucho mejor, de forma que ganaremos tiempo y nuestra productividad aumentará. Es clave en la planificación y en la gestión de los recursos humanos, materiales, económicos y de tiempo con los que cuenta nuestra empresa, ya que en estas listas en Excel podemos utilizar todo tipo de fórmulas que nos permiten actualizarlas casi al momento. Pero además de ser muy prácticas, utilizar las listas de tareas de Excel es muy fácil.

Para empezar, no necesitas crear tu propia lista de tareas, sino que puedes descargar una lista de tareas de Excel a tu ordenador ya hecha y adaptarla, añadiendo todos los factores que te interesen según las necesidades de tu empresa. Las listas de tareas más básicas incluyen la tarea a realizar, la fecha de inicio y/o fin y el responsable de que se complete la tarea. A partir de aquí puedes añadir cualquier parámetro que te interese, como el seguimiento.

Recuerda que para optimizar al máximo las listas de tareas debes priorizarlas correctamente y hacer un cálculo lo más aproximado posible a las necesidades de cada una de ellas. No priorizar y fallar al calcular el tiempo son los dos errores más habituales a la hora de hacer este tipo de listas, y pueden convertir una herramienta tan interesante como esta en un problema para ti y para tus trabajadores. Si eres capaz de priorizar y gestionar bien el tiempo, vuestra productividad se disparará utilizando listas de tareas.