Controla las reservas del hotel con Excel

La organización es básica para el correcto funcionamiento de cualquier negocio, pero la cosa cobra aún más importancia cuando este negocio es un hotel. No podemos arriesgarnos a reservar más habitaciones de las que tenemos o a tener que cambiar de habitación a un cliente, así que deberías tener en todo momento el control de las reservas del hotel. A continuación vamos a descubrir cómo manejar el libro de reservas de un hotel con Excel, algo aplicable a todo tipo de alojamientos como casas rurales, hostales, etc.

Cómo crear con Excel el calendario de reservas del hotel

Nuestro objetivo es crear una hoja de trabajo muy funcional que sirva de agenda y podamos utilizar para el check-in o el check-out de los huéspedes. Para ello, abrimos una hoja de Excel en blanco y creamos la tabla sobre la que trabajaremos. La tabla se divide en dos partes: a la izquierda están las habitaciones, y a la derecha tenemos el calendario con las reservas. Así, en la parte izquierda hay que indicar el número de habitación, tipo (individual, doble, triple, suite, etc.), la capacidad y se puede añadir una celda para observaciones.

Junto a toda esta información necesitarás un calendario de Excel general de disponibilidad de habitaciones a lo largo del tiempo. Ten en cuenta que las habitaciones de hotel suelen reservarse a largo plazo, así que el calendario deberá incluir varios meses. Para ello es interesante crear un menú deslizante que nos permita consultar la disponibilidad de cada habitación a lo largo del tiempo sin perder de vista la parte izquierda de la tabla, donde se identifican las habitaciones. Así, puedes programar fácilmente las reservas sin que se repita ninguna.

Siempre es aconsejable contar con un código de colores que nos permita identificar el estado de cada habitación en cada momento. Por ejemplo, el azul o el verde pueden indicar que está libre, el rojo que ya ha sido reservada y dejamos el amarillo para situaciones especiales como reservas dobles o para indicar un cambio de huéspedes en una habitación reservada durante dos días seguidos. Este sistema es muy fácil de utilizar, y resulta muy efectivo.

Finalmente, abrimos una nueva pestaña en el libro de Excel y creamos otra tabla con los datos de los clientes que han efectuado una reserva en nuestro hotel. Es imprescindible que aparezcan el nombre o identificación del huésped, la fecha de entrada y salida, el número de habitación que ocupan y el número de huéspedes, aunque podemos añadir otras informaciones como el tipo de reserva que han hecho (pensión completa, media pensión, alojamiento y desayuno), si hay niños, si se necesitan camas supletorias, etc. Así podremos gestionar el alojamiento en  Excel, indicado toda la información de cada reserva del hotel.

Podemos vincular esta tabla con la agenda de disponibilidad, de forma que cuando introduzcas las fechas de entrada y salida del huésped la actualización se traslade automáticamente a la agenda y las habitación pase a figurar como reservada durante su estancia. Cierto que este es un paso algo difícil, así que por suerte contamos con la plantilla de reservas de hotel, que nos facilitará en gran medida la gestión del libro de reservas de un hotel con Excel. Cuenta con versión gratuita y una premium para una gestión todavía más fácil.

Esta plantilla de libro de reservas de un hotel con Excel no deja de ser un documento como el que hemos descrito, donde lo único que tendrás que hacer es anotar los datos de tus huéspedes y la habitación para que se actualice. Por una parte está la hoja del libro con los datos de las habitaciones y su disponibilidad, y por otra nos encontramos una hoja de Excel con los datos de los huéspedes. Basta con introducir la reserva para comprobar que la habitación está disponible, y no te tienes que preocupar de crear el libro de reservas.

Dashboard para la gestión de un hotel en Excel