7 consejos para aprender a gestionar tu restaurante con Excel

gestionar restaurante excel

Si diriges un restaurante, debes controlar su actividad a través de un programa de gestión. Nosotros te recomendamos Excel, que como hemos visto en otros posts, su uso es sencillo y nos ahorraremos tiempo, sobretodo si haces uso de plantillas ya creadas.



En la actividad de un restaurante, habrá que controlar aspectos como: compras, ventas, personal, clientes, contabilidad, etc. Pero si aún no hemos comenzado nuestra actividad, debemos realizar un plan de negocio para estudiar la viabilidad de éste.  En este post os vamos a dar algunos consejos de cómo gestionar nuestro restaurante con Excel. Antes, veremos lo que haremos antes de abrir.

Antes de abrir nuestro restaurante: estudiemos su viabilidad

Cualquier negocio requiere de un plan de negocio en el que estudiaremos y recogeremos datos como:

  • Inversión que necesitamos

 

  • Presentación de nuestro negocio: forma jurídica, localización...

 

  • El equipo con el que contaremos y organigrama: número de camareros, cocineros, jefes de cocina, jefe de sala…
graficos de excel tipos

GaudiLab || Shutterstock

  • Características del producto o servicio que ofreceremos: cómo no, describir nuestros productos, menús, platos, horarios, tipo de cocina, etc.

 

  • Estudio de mercado: no sería un plan de negocio si no estudiamos el mercado. Es decir, la competencia que existe en la zona, qué hace, cómo lo hacen, así como los clientes y posibles clientes a los que podemos atraer

 

  • Estrategias: plantearemos las estrategias de marketing que llevaremos a cabo para darnos a conocer, para captar clientes, para fidelizarlos, etc.

 

  • Previsiones financieras: tendremos que hacer también una previsión de nuestras finanzas

Podemos usar una hoja de Excel en un mismo libro para cada uno de estos conceptos. Si optamos por una plantilla de Excel para plan de negocio, nos ahorraremos tiempo.

Abrimos nuestro restaurante: llevemos la gestión con Excel

Cuando nuestro restaurante ha comenzado a funcionar, tendremos que gestionar su actividad  que nos permitirá ser eficientes y obtener beneficios. Podemos utilizar plantillas de Excel de control de restaurantes, que adaptaremos e iremos cumplimentando según nuestro negocio. En todo caso, en la actividad de nuestro negocio, debemos llevar un control de los siguientes elementos:

1. Controla los gastos

Debemos controlar los gastos que se producen en nuestro restaurante. Para ello, usaremos una hoja de Excel en la que iremos recogiendo todos los gastos que se van produciendo (compras materia prima, facturas luz teléfono, limpieza, tintorería, etc.

2. Gestiona las ventas

Como en el caso contrario, a través de Excel y de alguna plantilla de ventas podemos ir controlando todo lo que vendemos en nuestro restaurante. Platos servidos, menús…con su precio de venta. Si relacionamos las ventas con los gastos, podemos conocer los beneficios de nuestro restaurante.

como hacer una factura en excel

Andrey_Popov || Shutterstock

3. Vigila el stock

Debemos controlar nuestro stock, que está relacionado con las ventas y entradas de los productos en nuestro restaurante. Para ello podemos utilizar una plantilla de Excel de control de stock o bien un programa específico para los stocks.

4. Organiza a tu personal

Si tenemos una plantilla más o menos grande, tendremos que controlar los turnos de trabajo y horarios de cada uno de los trabajadores. A través de Excel podemos llevar el control de los horario, los días libres, las vacaciones, etc. de cada trabajador. Excel nos puede ayudar a crear los turnos de trabajo e incluso las nóminas de los trabajadores.

5. Conoce a tus clientes

Con esto queremos decir, que si realizamos alguna estrategia para fidelizar a clientes, debemos conseguir su satisfacción. Podemos realizar encuestas de satisfacción en Excel para conocer cómo de satisfechos están nuestros clientes con nuestro servicio y platos.

6. Controla a tus proveedores

Trataremos con más de un proveedor, conseguiremos los proveedores que mejores productos o materia prima nos ofrezcan. A través de Excel podemos tener un listado actualizado de nuestros proveedores, con los productos que nos sirven, precios…así como sus datos de contacto.

7. Elabora presupuestos

Seguramente alguna vez (si no es nuestra principal actividad) tendremos que realizar presupuestos para nuestros clientes que desean celebrar un evento en nuestro restaurante. Con una plantilla de Excel para presupuestos, nos será muy fácil elaborarlos.

Gestionar un restaurante con Excel es más fácil de lo que pensamos, ¡aprovéchalo!

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