Cómo ordenar los datos en Excel según la columna

El orden siempre será nuestro mejor aliado a la hora de encontrar datos de Excel en las diferentes columnas de nuestros libros de Excel y trabajar con todos los documentos. Es más, ordenar los datos es básico para un buen análisis de datos, y Excel nos permite ordenar los datos por columnas, filas, de un lado hacia otro, etc. Hoy vamos a descubrir cómo ordenar datos de Excel por columna, y lo primero que deberías saber es que puedes ordenar columnas de Excel según una sola columna o agregar más de una columna a este orden.

Ordenar datos de Excel en columnas

Antes de nada, tendrás que seleccionar una celda cualquiera en la columna que quieres ordenar. A continuación ves a la ficha Datos, y en el grupo Ordenar y filtrar podrás elegir cómo ordenar los datos. Tenemos dos iconos, AZ y ZA, ambos con una flecha que indica hacia abajo. En primero nos servirá para ordenar rápido en orden ascendente, es decir ordenar de A a Z mientras que el segundo icono nos permitirá ordenar rápido en orden descendente: de Z a A.

Si esta simple operación te da problemas, hay dos posibles soluciones. La primera será quitar todos los espacios iniciales, que muchas veces se generan automáticamente cuando exportamos los datos desde otra aplicación. Se puede hacer a mano o con la función Recortar. La otra opción sería que compruebes si todos los datos están almacenados como texto. Debes aplicar el mismo formato de número o de texto a todos los datos, ya que de lo contrario los números expresados en cifra saldrán antes que los expresados en texto. Para hacerlo sigue el itinerario Ctrl + 1 > Número > Categoría > General y elige Número o Texto.

Ordenar más de una columna a la vez

Si quieres ordenar los datos de más de una columna de forma simultánea, o si quieres ordenar otra columna dentro del mismo grupo de valores, también lo puedes hacer. Quien habla de columnas habla también de filas, pero lo importante es que podemos ordenar hasta 64 columnas a la vez y que para obtener unos buenos resultados el rango de celdas a ordenar debería tener un encabezado de columna.

Hecha esta aclaración, seleccionaremos un celda al azar del rango de datos e iremos al grupo Ordenar y Filtrar, donde en la ficha de Datos haremos click sobre Ordenar. Nos aparecerá un nuevo cuadro de diálogo, y en el cuadro Ordenar por -aparece debajo de Columna- tendrás que seleccionar la primera columna de Excel que quieras ordenar. En Ordenar según podemos elegir cómo vamos a ordenar los datos: si eliges Valores lo hará por texto, número o fecha y hora; si quieres ordenar por formato hay que elegir Color de Celda, Color de fuente o Icono de celda.

A continuación pasamos a Orden, donde indicaremos cómo vamos a ordenar los datos. Si es un texto, seleccionaremos De la A a la Z o De la Z a la A; para valores numéricos, De mayor a menor o De menor a mayor; para valores de fecha y hora, De más antiguo a más reciente o De más reciente a más antiguo. Por último, Excel nos ofrece la opción de seleccionar Lista personalizada, que nos permite personalizar el orden a nuestro antojo.

Ya tenemos una columna ordenada, pero todavía nos queda al menos otra por ordenar. Haremos click en Agregar nivel, y de nuevo elegiremos cómo ordenar los datos de la columna que acabamos de añadir. Para copiar una columna para ordenar, selecciona su entrada y haz click en Copiar nivel. Si la quieres eliminar, el procedimiento es el contrario: seleccionamos la entrada de la columna y clickamos en Eliminar nivel. Por último, si quieres cambiar el orden en que se clasifican las columnas seleccionamos una entrada y hacemos click en la flecha arriba o abajo junto a Opciones.