Cómo ordenar los datos en Excel alfabéticamente

Comparar datos en Excel

Excel nos ofrece muchas opciones a la hora de ordenar los datos de nuestros documentos, un paso imprescindible para poder trabajar sin problemas con ellos y encontrar los datos de Excel a la primera. Una de las formas más habituales de hacerlo es ordenar nuestros datos de Excel alfabéticamente, una operación más que sencilla que podemos realizar de dos formas: ordenando los datos  de Excel con dos simples clicks o hacerlo utilizando la función Ordenar.

La gran diferencia entre las dos opciones que nos ofrece Excel para ordenar alfabéticamente los datos reside en qué datos ordenamos. Si lo hacemos en dos clicks, con el icono Ordenar de A a Z, solo se ordenará la columna que hemos elegido, sin que los cambios afecten al resto de la hoja de Excel. En cambio, si utilizamos la función Ordenar sí que se ordenarán las columnas pero conservarás los datos de cada fila en el resto de columnas.

Ordenar datos de Excel alfabéticamente con dos clicks

Lo primero que debes hacer es seleccionar las celdas que quieres ordenar alfabéticamente. Pueden ser diferentes celdas de una columna o una fila de Excel, lo único que debes hacer es hacer click en la primera de las celdas que quieres ordenar y arrastrar el rango hasta la última celda que ordenaremos alfabéticamente. Si quieres ordenar toda la celda o la columna solo tendrás que hacer click sobre su encabezado para seleccionarla por completo.



Con el rango a ordenar seleccionado, solo tienes que hacer click sobre el icono Ordenar de A a Z (AZ↓) en la barra de herramientas de Excel. Si por casualidad el icono Ordenar de A a Z no está visible en tu barra de herramientas, lo encontrarás en la pestaña de Datos. Para dejarlo fijo y visible solo tienes que personalizar la barra de herramientas añadiendo el botón. Una vez hagas click, los datos seleccionados se habrán ordenado alfabéticamente. La única pega que puedes tener es que en vez de clickar Ordenar de A a Z lo hagas en Ordenar de Z a A (ZA↓), casi idéntico y situado al lado. En ese caso el orden será alfabético inverso.

Ordenar datos de Excel alfabéticamente con la función Ordenar

La que hemos visto es la vía rápida, pero la función Ordenar de Excel nos permite hacer lo mismo de forma algo más compleja, lo que también nos abre alguna posibilidad más. En vez de seleccionar solo el rango que queremos ordenar, seleccionaremos toda la hoja. Puedes hacerlo pulsando Ctrl + A o haciendo click en el cuadro blanco que aparece en la parte superior izquierda de la hoja, justo la casilla entre el encabezado de las filas y las columnas.

Con la hoja seleccionada, abrimos el menú Datos de la barra de herramientas, y hacemos click en la opción Ordenar. Nos preguntará algo así como “El rango de datos tiene fila de encabezamiento”. Si es así, diremos que Sí, si no lo hemos hecho seleccionaremos la opción No. Esta pregunta es clave para nuestro siguiente paso, seleccionar la columna de Excel que queremos ordenar alfabéticamente en la opción Ordenar por.

Si tu rango de datos tiene una fila de encabezamiento, podrás Ordenar por los encabezados de cada columna. En el caso contrario, al no existir ninguna fila de encabezamiento ni nada que se le parezca entre las opciones que aparecerán están las letras de cada columna donde ubicaste los datos. Una vez hemos indicado cómo vamos a ordenar los datos de nuestro Excel, indicamos el orden en el que nos aparecerán los resultados, de la A a la Z en este caso, y hacemos click en Aceptar para que Excel ordene todos los datos del documento alfabéticamente.

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