Cómo guardar un libro en formato PDF o XPS

Los archivos guardados en formato PDF o XPS cuentan con la ventaja de que no se pueden modificar ni los datos, ni los gráficos, ni las imágenes… ni nada que se hayan creado con el programa original, lo que permite intercambiar libros de Excel con la seguridad de que llegarán al destinatario sin ninguna alteración indeseada.

Cómo convertir un libro de Excel a PDF

Pero ¿sabes qué es lo mejor? El propio programa de Excel nos permite pasar un archivo de Excel al formato PDF, osea que no necesitamos un programa complementario para conseguirlo. Basta con seguir estos pasos:

• Paso 1: pincha en la pestaña Archivo
• Paso 2: selecciona la opción Exportar
• Paso 3: elige Crear documento PDF/XPS en el panel y haz clic en el botón Crear documento PDF/XPS
  • O bien utiliza la opción Guardar como en la pestaña Archivo
• Paso 4: modifica el Nombre de archivo y la carpeta donde quieres guardar el libro de Excel en caso de que sea necesario.
• Paso 5: en el campo Tipo selecciona la opción PDF (.pdf) o Documento XPS (.xps)
• Paso 6: si quieres que el archivo de Excel convertido en PDF / XPS se abra automáticamente justo después de haberlo guardado marca la opción Abrir archivo tras publicación.
• Paso 7: elige una de las opciones de Optimizar para:
  • Estándar (publicación en línea e impresión) : permite una mejor calidad de impresión del documento de Excel dado que aumenta su tamaño.
  • Tamaño mínimo: reduce el tamaño del archivo y, por tanto, la calidad de impresión.

• Paso 8: modifica las Opciones relacionadas con el formato PDF o XPS con el botón correspondiente, si fuera necesario:
  • Marca la parte del libro que quieres convertir eligiendo una de estas opciones:
    • Todo: incluye todas las páginas del libro
    • Páginas: sólo publica el intervalo de páginas específicas que marcaremos en los campos Desde y A
    • Selección: sólo abarca las celdas seleccionadas
    • Hojas activas: solo incluye la hoja u hojas de Excel seleccionadas
    • Todo el libro: todos los datos del libro
    • Tabla: publica la tabla que hayamos seleccionado
  • Selecciona Omitir áreas de impresión si quieres imprimir toda la hoja evitando las zonas de impresión existentes
  • Mantén seleccionada la opción Propiedades del documento si quieres que el título, el asunto, el autor… estén incluidos en el documento en PDF.
  • Marca la opción Etiqueta de la estructura del documento para accesibilidad para crear un documento accesible a los usuarios que tengan alguna discapacidad. Si no lo marcamos el libro de Excel será más pequeño, ya que no incluirá los datos para mejorar la accesibilidad.
  • Si estás creando un libro de Excel en PDF dispones de la opción Compatible con ISO 19005-1 (PDF/A), un formato que algunas administraciones exigen.
  • Pincha en el botón Aceptar para cerrar la ventana de Opciones de PDF/XPS

• Haz clic en el botón Publicar.

Si hemos marcado la opción de abrir el archivo tras su publicación, se nos abrirá automáticamente el archivo de Excel en formato PDF o XPS, sino deberemos buscarlo en la carpeta en la que hemos decidido guardar nuestro libro de Excel en PDF.

Cómo convertir un archivo de Excel a PDF