Cómo funcionan los archivos de Excel multiusuario

Si necesitas compartir un archivo de Excel entre varios usuarios tendrás que recurrir a la función multiusuario del programa. Es una opción muy interesante a la hora de trabajar en equipo, cuando cada miembro del equipo tiene que acceder y editar el mismo archivo de Excel desde su propio equipo. Sin embargo, muchas veces configuramos mal esta sincronización y nos encontramos con que solo un usuario puede editar el Excel, mientras que para el resto solo es un archivo de lectura así que no pueden trabajar en él.

Cómo compartir un archivo de Excel entre varios usuarios

Lo primero de todo será crear un nuevo libro de Excel o bien abrir el libro de Excel ya existente al que queremos dar acceso a otros usuarios. No lo guardes en OneDrive ni en SharePoint.

1. Ves a Revisar > Compartir libro: en las versiones más recientes de Excel se ha ocultado este botón, para habilitarlo y tenerlo siempre visible basta con seguir la ruta Archivo > Opciones > Barra de herramientas de acceso rápido y agregar Compartir libro a la barra de herramientas.
2. En Edición: selecciona la casilla de verificación Permitir la modificación por varios usuarios. En la pestaña Uso avanzado puedes seleccionar las diferentes opciones que nos ofrece Excel para controlar y actualizar los cambios que se realicen. Una vez elegidos, haz click en Aceptar.
3. Guarda el libro: si es nuevo tendrás que darle nombre, si es antiguo solo tendrás que hacer click en aceptar. No olvides comprobar los vínculos y actualizar los posibles vínculos que se hayan roto.

Cuando tengas acabado y guardado el trabajo, te aparecerá la terminación “… – compartido” junto al nombre del libro de Excel en la parte superior de la ventana cuando tengas el libro abierto.

Cómo eliminar a usuarios de un archivo de Excel multiusuario

Tienes el archivo de Excel guardado como grupo, con uno o varios usuarios más que pueden acceder a él y editarlo. Sin embargo, habéis acabado el trabajo y quieres evitar que el resto de usuarios accedan a ese libro. Aunque no es un proceso irreversible, asegúrate de que el usuario al que vas a desconectar del libro ha acabado su trabajo si no quieres tener que repetir todos los pasos anteriores.

• Hecha esta comprobación, ves a Revisar > Compartir libro: recuerda que la opción compartir libro está oculta en las últimas versiones de Excel, así que si no lo has agregado a la barra de herramientas como hemos explicado antes tendrás que hacerlo ahora.
• En la pestaña Modificación te aparece la lista Los siguientes usuarios tienen abierto este libro: en ella aparecen los nombres de todos los usuarios de ese libro de Excel. Elige al usuario al que quieres desconectar y haz click en Quitar usuario.
• Aún así, todavía puede modificar el libro así que para eliminar su configuración de vista personal hay que ir a Ver > Vistas personalizadas y eliminar el resto de vistas de usuario.

Por desgracia, los libros compartidos tienen ciertas limitaciones a la hora de hacer ciertas acciones contra las que poco podemos hacer. Por eso, desde Excel recomiendan a los usuarios de Excel 2016, Excel Online, Excel para iPad, iPhoneExcel, Excel para tablets y teléfonos Android, Excel Mobile o Excel para Windows Phone 10 utilizar la función co-autor en vez de compartir libro, ya que no presentan esas limitaciones.