Cómo elegir el gráfico más adecuado para tu informe
Cuando realizamos un informe que tenemos que presentar a nuestro jefe o alguno de nuestros clientes seguramente incluyamos en él algún tipo de gráfico. El informe nos sirve para exponer de forma escrita información acerca de una investigación, un estudio, etc. y por ello, haremos uso de los gráficos porque es la mejor forma de representar muchos datos de forma atractiva.
Con Excel, como ya sabremos, hacer gráficos es muy sencillo, basta con tener recogidos los datos que queremos representar en una tabla y elegir el gráfico que más nos interese. Después, sólo tendremos que editarlo y darle el formato que más nos guste y que mejor deje ver los datos.
En Excel tenemos distintos tipos de gráficos:
- Gráficos de líneas
- Gráficos circulares
- Gráficos de barras
- Gráficos de dispersión
- Gráficos de área
- Gráficos de cotizaciones
- Gráficos de superficies
- Gráficos de anillos
- Gráficos de burbujas
- Gráficos radial
Pero aunque existan tantos tipos de gráficos, lo que tenemos que tener claro es que no todos nos sirven para todo es decir, no podemos usar cualquier gráfico para representar unos datos de Excel, porque depende del tipo de dato y la información que queramos presentar. Así, si escogemos el gráfico incorrecto, dejará de cumplir su función porque no mostraremos la información de forma clara.
Gráfico más adecuado según los datos
Para escoger el gráfico de Excel más adecuado para nuestro informe tenemos que tener en cuenta estas consideraciones:
- Qué tipo de información vamos a representar con nuestro gráfico. Así, no es lo mismo representar la evolución de unos datos, como por ejemplo cómo han evolucionado las ventas en los últimos 4 años, que representar las características demográficas de nuestros clientes (edad, sexo…).
- El tipo de informe que realizamos. Cuando se realizan informes de tipo científico, seguramente los gráficos que utilicemos serán más técnicos como por ejemplo, los gráficos de dispersión xy
- El perfil del destinatario de nuestro informe. Está relacionado con el punto anterior, no es lo mismo un informe científico que un informe divulgativo, porque el público que lo va a leer no tiene el mismo perfil y por ello, los gráficos que se deben utilizar son los que permitan ver de una forma más clara y sencilla los datos.
- Nuestros conocimientos sobre los gráficos. Como no, aunque parezca una idea que se puede obviar, si aún no manejamos bien esto de los gráficos, nos decantaremos por el más sencillo, teniendo en cuenta los puntos que hemos dicho antes.
A continuación te demos unas claves a tener en cuenta para escoger el gráfico más adecuado, nos limitaremos a los más conocidos.
- Si queremos representar tendencias en Excel, como la que hemos dicho antes, un gráfico de cómo ha evolucionado las ventas en un período concreto, el gráfico de líneas será el más adecuado.
- Si queremos representar porcentajes respecto a un total de datos, el gráfico circular será una buena opción. Pero ¡ojo! Este tipo de gráficos no nos serán útiles cuando tenemos demasiadas categorías que representar, porque algunas serán tan pequeñas que se perderán en el gráfico. Por ejemplo, imaginemos que tenemos que representar el consumo de todos nuestros platos en nuestro restaurante, no nos sería útil el gráfico circular.
- Si queremos comparar datos individuales, podemos utilizar los gráficos de barras o columna. Así por ejemplo, siguiendo con el ejemplo de nuestro restaurante, podemos usar este tipo de gráfico para comparar los platos que más se solicitan en nuestro restaurante.
Éstas son sólo unas claves para decidirte por un gráfico estadístico u otro pero como siempre, la experiencia te lo pondrá más fácil, cuando ya hayas hecho muchos informes y gráficos, será más fácil decidirte. Ahora, ya puedes comenzar a realizar tus informes, utilizando los gráficos más adecuados.