Cómo cruzar datos de Excel a Word

Combinar datos de Excel a Word

En Microsoft Word puedes crear con la combinación de correspondencia etiquetas, cartas, mensajes de correo y sobres. Para cruzar datos de Excel y usarlos para almacenarlos y combinarlos en Word, es necesario tener dos archivos, uno con los datos delos destinatarios (Excel) y otro con el documento (carta, sobre, otros) que se va a generar (Word).

La hoja de Excel que se va a usar debe tener las etiquetas o encabezados en la primera fila, es conveniente que solamente tenga la información que va a ser usada, no debe haber celdas en blanco y no debes escribirle título.

Combinación de documentos de Word con base de datos de Excel

Para explicar el procedimiento crea el siguiente archivo de Excel y guárdalo en el escritorio como PRUEBA EXCEL, teniendo en cuenta las características señaladas en el encabezado.

cruzar datos de Excel a Word

Al terminar de trabajar con la hoja de cálculo, cierra el archivo. Abre un archivo en Word y redacta el texto en el que serán usados los datos de Excel. Una vez lista y grabada en el Escritorio como “Prueba Word”, debes vincular los dos archivos. En el menú CORRESPONDENCIA, selecciona la pestaña INICIAR COMBINACIÓN DE CORRESPONDENCIA. Ahora elige la opción SELECCIONAR DESTINATARIOS dentro del mismo menú, y allí escoge USAR LISTA EXISTENTE.



Ahora selecciona el archivo de Excel donde se encuentran los datos que se usarán para activar el vínculo.

Para insertar cada uno de los datos de las celdas de la tabla ubica el cursor en el lugar donde va a estar la información vinculada, ahora elige la opción INSERTAR CAMPO COMBINADO del grupo ESCRIBIR E INSERTAR CAMPOS del menú CORRESPONDENCIA; aparecerá un cuadro de diálogo que tiene escritos los encabezados de la tabla para que los selecciones según tu interés. El ejemplo quedaría de la siguiente manera:

cruzar datos de Excel a Word

Guarda el documento de Word hasta que necesites usarlo, imprimirlo o enviarlo. Si quieres verificar el aspecto final que tendrá el documento puedes visualizarlo usando la opción VISTA PREVIA DE RESULTADOS del menú de CORRESPONDENCIA.

cruzar datos de Excel a Word

Es momento de generar todas las cartas o correos que corresponden a todos los destinatarios de la tabla de Excel, para esto selecciona del menú CORRESPONDENCIA, la opción FINALIZAR Y COMBINAR de donde podrás elegir EDITAR DOCUMENTOS INDIVIDUALES, se abrirá un cuadro de diálogo que te permitirá elegir si combinaras todos las correspondencias en un documento nuevo, la hoja que está en pantalla o sólo una parte de ellas. Si eliges las opciones IMPRIMIR o ENVIAR MENSAJES, tendrás todas las cartas impresas o todos los correos enviados.

cruzar datos de Excel a Word

Para finalizar recuerda que al abrir en otro momento el archivo de Word te preguntará si deseas actualizarlo partiendo de la vinculación con el archivo de Excel a lo que responderás SI y se activará el vínculo entre los dos programas usando la opción de cruzar datos de Excel y Word.

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