Cómo agrupar columnas de Excel
Seguro que más de una vez te has encontrado con que tu Excel tenía infinidad de columnas, y al final los resultados no aparecían muy claros. Una de las formas de evitar que pase eso y tener solo los resultados de forma clara y fácil de leer es combinar las columnas de Excel sin perder datos a través de la función de agrupar, uno de los muchos comandos de Excel que al principio no sabemos muy bien para que sirven pero que una vez los hemos descubierto y aprendemos a utilizarlos nos preguntamos cómo hemos podido vivir sin ellos hasta ahora.
Combinar columnas Excel sin perder datos
En primer lugar, seleccionaremos las columnas de Excel que queremos agrupar. A diferencia de otros atajos o funciones de Excel, no hace falta que sean las primeras columnas sino que podemos elegir las que queramos (o necesitemos). Por ejemplo, las columnas D, E y F. Lo único que debes tener en cuenta es que los valores de todas las columnas sean similares y que no haya columnas -ni filas- en blanco, ya que fastidiaría la operación. Si las hay, incluye un 0 para que funcione y no se altere el resultado.
Cuando hayas hecho esa comprobación y tengas las columnas seleccionadas, ves a Esquema > Datos > Agrupar. Si Excel nos pregunta, seleccionaremos agrupar columnas. Puedes repetir la operación tantas veces como quieras incluyendo distintas columnas, distintos rangos, etc. También nos sirve para las filas de Excel, con la única diferencia de que al tratar las filas tendrás que seleccionar la opción filas cuando Excel te pregunte si quieres agrupar las filas o las columnas.
Al juntar las columnas de Excel mediante la función agrupar verás que en la parte superior de la hoja de cálculo en la que estás trabajando te aparecerán unas pestañas, tantas como columnas hayas agrupado. Con las filas pasa igual, y la distribución es similar a la de las columnas y filas de las hojas de Excel. Pues bien, esas pestañas, que están ordenadas numéricamente, son clave a la hora de trabajar con las columnas agrupadas ya que si haces click en ellas nos aparecerán los datos agrupados.
Según la pestaña te aparecerán los totales, la vista total de la tabla o datos parciales que hayas podido ir agrupando. Como decíamos, todo depende de las agrupaciones de columnas que hayas hecho. Lógicamente, puedes trabajar a partir de esa agrupación, o presentarla definitivamente como el resultado final del libro de Excel. Lo mismo pasa con las filas, si has hecho alguna agrupación de filas puedes activarla o no. Una de las ventajas de esta herramienta es que podemos activar varias agrupaciones a la vez -o todas-, eligiendo siempre qué datos tendremos en pantalla.
Cómo desagrupar las columnas de Excel
Una vez acabado el trabajo o presentados los resultados es posible que la agrupación de columnas ya no nos sirva y la queramos deshacer. También podemos deshacerla para modificar algún dato erróneo o añadir nuevas columnas a la agrupación. El proceso para desagrupar columnas de Excel es el inverso al que seguimos para agruparlas.
En Datos > Esquema, junto a la opción de Agrupar nos aparece la de Desagrupar, así que seleccionaremos con el ratón las columnas que queremos desagrupar y lo haremos. La hoja de Excel habrá vuelto a su estado original, y verás desaparecer la pestañita de la agrupación.
Cómo dividir columnas de Excel