Claves para llevar con Excel la agenda de reuniones de trabajo

No hay nada peor que llegar tarde a una reunión de trabajo. La puntualidad y seriedad son dos características muy valoradas en el ámbito empresarial por eso es importante contar con una buena agenda de reuniones que no nos haga llegar tarde a los encuentros importantes.

Podemos organizar tareas con Excel de manera sencilla gracias a las múltiples funcionalidades que tiene el programa. Por eso es posible convertir la hoja de cálculo en un calendario donde anotar todas las reuniones y eventos empresariales.

Existen múltiples herramientas para gestionar la agenda de trabajo, como puede ser Google Calendar, pero estas aplicaciones no incluye las funciones y fórmulas de Excel. Que nos permiten automatizar tareas y mostrar a través de un dashboard los acontecimientos más importantes de manera semanal, mensual o anual.

Cómo hacer la agenda de reuniones con Excel

El propósito de la agenda de reuniones de Excel es anotar todos los eventos y encuentros que se producirán durante la jornada laboral. Además de indicar el día y el evento es importante añadir otros datos como el lugar donde se produce la reunión, la horquilla de tiempo que dura, los asistentes que acudirán y el tipo de reunión que es (interna, comercial,…)

El primer paso para crear el calendario de reuniones será crear un calendario de Excel. Para eso podemos usar la plantilla de calendario disponible para Excel y a partir de ella modificar los datos que necesitamos.

El calendario de reuniones puede ser semanal, mensual o anual. La gran ventaja de Excel es que se puede usar referencias de celdas en las fórmulas y que se muestre el mismo contenido en diferentes hojas de Excel, así se estructura la vista que escojamos.

Cada evento que añadamos podemos asignarle una categoría: reunión interna, reunión con clientes, entregas de proyectos o eventos. De este modo cada categoría tiene un color diferentes y de manara visual es posible identificar el origen del recordatorio. También nos permitirá realizar el balance de la empresa y calcular cuánto tiempo se dedica a cada reunión.

También es posible incluir a las tareas con Excel un checklist con casillas de verificación y así seleccionar cada reunión que se haya completado satisfactoriamente. Esta opción es muy interesante para llevar el control exacto de la agenda de reuniones.

Como vemos es muy sencillo controlar la agenda de trabajo con Excel. Además de importar un calendario y editarlo a nuestros intereses es posible usar plantillas de Excel To do list que permiten optimizar mejor nuestro tiempo y añadir todo lo que consideremos importante.