Trucos para optimizar las BBDD con Excel

Funciones de Excel de bases de datos
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La creación y gestión de bases de datos es una de las muchas posibilidades que nos ofrece Excel a la hora de trabajar con los datos que tenemos disponibles. Hay muchos ámbitos en los que podemos crear nuestra base de datos, pero llegará un punto en el que el documento habrá alcanzado un peso que dificultará su rendimiento. Entonces es el momento de optimizar las BBDD con Excel para reducir su tamaño y poder trabajar normalmente con ellas. Y aquí tenemos una serie de fórmulas y funciones de Excel que podemos aplicar, además de otros métodos.

Las mejores funciones y fórmulas para gestionar bases de datos en Excel

Si tenemos una base de datos en Excel, la utilizaremos para buscar ciertos datos en un momento determinado y lógicamente no siempre sabremos en qué celda precisa están. Aunque la búsqueda exacta nos dará unos resultados precisos, se toma su tiempo así que podemos utilizar las funciones BUSCARV, BUSCARH o asociar. El intervalo de resultados es similar al de la búsqueda exacta -algo más grande, pero no mucho- y la búsqueda se efectúa mucho más rápido por lo que tendrás antes tus resultados.

También tenemos la posibilidad de utilizar las funciones ÍNDICE y COINCIDIR en sustitución de BUSCARV. El tiempo de búsqueda se reduce más o menos un 5%, y podemos guardar el resultado de la coincidencia exacta en una celda o reutilizarlo en varias declaraciones de ÍNDICE. Esta es una función rápida y no volátil, lo que de nuevo acelera el cálculo. Por eso, utilizaremos ÍNDICE en vez de la función DESREF, que nos dará un resultado similar pero es una función volátil que puede aumentar considerablemente la duración del proceso.



¿No quieres complicarte tanto? Entonces puedes poner en práctica otros trucos para optimizar las BBDD con Excel, como por ejemplo utilizar una sola hoja de cálculo para toda la base, y no tenerla repartida en diferentes hojas del mismo libro. Así, por ejemplo, podemos Ordenar los datos y buscar con la coincidencia aproximada. También es interesante utilizar tablas y referencias estructuradas o nombres de rango dinámico par acotar la búsqueda por coincidencia exacta, lo que nos permitirá tener antes el resultado.

Cómo reducir el tamaño de la base de datos con Excel

A la hora de optimizar las BBDD con Excel también podemos reducir el tamaño de los documentos. Con unas hojas de cálculo menos pesadas Excel funcionará mejor, y obtendrás los resultados de tus búsquedas más rápido -sin olvidar que cargará antes al abrirlo-. Hay varias acciones que nos ayudan a aligerar un documento de Excel, comenzando por eliminar el formato excesivo. Los distintos formatos te ayudan a identificar mejor los datos, pero en ocasiones abusamos de él. El color, los bordes o la cursiva son ejemplos de formato prescindible.

Lo mismo podemos decir de los estilos, y otro de los elementos que nos evitan un uso óptimo de las bases de datos en Excel son las formas. Hablamos de gráficos, comentarios, imágenes prediseñadas o simples, WordArt, SmartArt, formas de dibujo... elementos que en ocasiones quedan ocultos en la base de datos pero que están ahí ocupando mucha memoria. Para acabar con ellos ves a Buscar y seleccionar > Panel de selección > Formas de esta hoja y elimina las que sobren. El icono con un ojo informa de que la forma es visible.

Finalmente, podemoseliminar el formato condicional. Si está dañado, el archivo no dejará de crecer y para revisar este aspecto trabajaremos sobre una copia de seguridad del documento. Basta con ir al Formato condicional -lo encontrarás en la Cinta de Inicio-, borrar las reglas de toda la hoja y guardar el documento con otro nombre para comprobar si se ha optimizado su peso. Para eliminar tanto las formas como el formato condicional hay que repetir la operación hoja a hoja, de ahí que sea más interesante tener una sola hoja.

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