Trucos para llevar el inventario del almacén con Excel

Nuestro almacén es la piedra angular del negocio, por eso una correcta gestión del mismo es básica para que la idea salga adelante. No importa si eres una empresa que almacena productos de venta o si lo que almacenas son las materias primas a partir de las que elaborarás los productos, necesitas tener al día tu inventario si no quieres llevarte una desagradable sorpresa en forma de ausencia de productos cuando te llegue un encargo. Para ello, lo mejor que puedes hacer es gestionar el inventario del almacén con Excel y olvidarte de otros inventos que no son tan eficientes.

Consejos para conocer el inventario del almacén con Excel

Lo primero que necesitarás para hacer el inventario del almacén con Excel es una plantilla de inventario para Excel. Se trata de un documento con el que podrás seguir en tiempo real los cambios que se produzcan en tu inventario. Así sabrás en todo momento el stock que tienes de cada producto o si llega la hora de hacer un nuevo pedido. Lo mismo pasa con las materias primas, sin ellas no puedes funcionar, así que nos aseguraremos en todo momento de contar con las necesarias para poder atender cualquier encargo.

Ya que estamos en una hoja de Excel, aprovecharemos las ventajas de las plantillas de Excel para trabajar por columnas, en las que escribiremos el encabezado antes de empezar a añadir información. Por suerte, puedes utilizar tantas columnas como quieras, pero hay una serie de aspectos que deberían aparecer sí o sí: producto y número de referencia, cantidad, proveedor y entradas y salidas. Así, cada compra y cada venta quedan registrados, y cuando se está agotando el stock puedes llamar a tu proveedor de confianza.

Si has creado una columna para entradas y otra para salidas es porque mantendremos el inventario con Excel actualizando, anotando cualquier variación que pueda haber, tanto las compras como las ventas o los posibles cambios que puedan registrarse en el almacenamiento. Por ejemplo, si tienes dos almacenes y cambias un producto o una materia prima del almacén, habrá que saber dónde están en cada momento para evitar comprarlo por duplicado. Pero lo realmente importante es anotar todas las ventas y compras que se realicen.

De esta manera, en todo momento sabrás la cantidad exacta de cada producto o materia prima. La gran ventaja de hacerlo de esta manera es que suprimimos los pedidos regulares, que pueden derivar en una gran cantidad de stock a la que luego no podemos dar salida, y compraremos solo aquello que vayamos a necesitar porque nos lo piden los clientes. También puedes hacer un esfuerzo mayor por dar salida a esos productos cuyo stock es excesivo.

Fórmulas y funciones de Excel para el inventario

Otra de las razones por las que te proponemos que hagas el inventario del almacén con Excel es por la opción de recurrir a las diferentes fórmulas y funciones de Excel con las que cuenta este programa, y que se convertirán en tus mejores aliadas en la gestión de tu inventario. Si utilizas una plantilla para el inventario, lo más probable es que vengan incorporadas y tú te limites a poner los números; pero tú también puedes generar tu propia plantilla de Excel. Lo ideal es insertar la función suma, incluyendo la cantidad del producto existente, los que entran y los que salen —estos con símbolo negativo—.

Una vez introducida esta función en una celda, puedes copiarla al resto de totales, de forma que se aplique al resto de materias primas o productos y obtengas el resultado exacto de lo que tienes en el almacén. Es muy importante insistir en que cada cambio quede registrado, ya que de lo contrario no tiene sentido llevar el inventario de esta forma. Además, puedes activar las funciones que nos avisan cuando las existencias de un producto o materia prima está llegando al fin.