Trucos para hacer el cuaderno de bitácora en Excel
Aunque no seas marinero ni tengas pensado embarcarte en un largo viaje es muy posible que necesites crear un cuaderno de bitácora. Se trata de un documento donde anotar de manera periódica el avance de una investigación o proyecto, sirve como libro de registro de todos los acontecimientos que han sucedido y pueden afectar al futuro.
Es muy habitual utilizar cuadernos de bitácora en el ámbito científico, ya que durante una investigación es de vital importancia llevar un registro de todos los movimientos que realizamos. También se suele utilizar este tipo de documento en la gestión de proyectos empresariales, actuando como una memoria. Sea cual sea el propósito del cuaderno de bitácora podemos hacerlo con Excel.
La gran ventaja que nos ofrece Excel es que sus columnas y filas son prácticamente ilimitadas, así que podemos llevar el registro de un proyecto desde su inicio hasta su final sin preocuparnos de que se agoten las hojas. Todo quedará registrado en las celdas de Excel. ¿Por qué se recomienda utilizar las hojas de cálculo como libro de bitácora? Porque además de permitirnos registrar todos los avances que realicemos, también es posible segmentar la información y analizarla posteriormente. La información quedará ordenada y gracias a las herramientas de análisis de Excel podremos establecer conclusiones válidas.
El contenido del cuaderno de bitácora en Excel
Antes de anotar cualquier información en las hojas de Excel tenemos que darle formato al cuaderno, para ello incluimos una tabla de Excel donde se anotará de manera cronológica todos los acontecimientos que vayan surgiendo. Paralelamente a ello creamos etiquetas para clasificar la información que vamos introduciendo, también podemos añadir dos columnas para los objetivos esperados y los resultados obtenidos.
Las posibilidades que nos proporciona Excel son muchas, es posible incluir una hoja aparte que actúe como un apéndice donde añadir gráficos, fotografías o cualquier material relacionado con la investigación o el proyecto.
Recuerda que este tipo de documento no es una agenda, no todos los días tendremos algo que anotar. Por este motivo no hay que confeccionarlo partiendo del modelo clásico de calendario. Las funciones de FECHA Y HORA de Excel serán muy importantes en el cuaderno de bitácora, ya que nos permitirán introducir la fecha de hoy automáticamente o trabajar con diferentes periodos de tiempo de manera ágil.
Otra función de Excel muy interesante en los cuadernos de bitácora es la de BUSCAR, cuando tenemos un gran volumen de datos y queremos resaltar únicamente aquellos que atienden a unos criterios concretos solo tenemos que usar esta herramienta y clasificar los datos que nos arroja.
Compartir el cuaderno de bitácora en Excel
La naturaleza del cuaderno de bitácora es anotar información transcendental para que quede constancia de todo lo que ha sucedido. El cuaderno de bitácora original de los marineros se utiliza como la caja negra, si ocurriese algún percance todo el mundo sabría porqué ha sucedido gracias a este documento de registro. Este elemento de compartibilidad también es posible en Excel, en la versión de Excel del paquete Office 365 existe el programa online y la co-autoria, podemos compartir el archivo para que nuestros compañeros puedan anotar su información particular o los supervisores del estudio evaluar el estado del proyecto.