Trucos para elaborar la cuenta de P y G de la empresa con Excel
El control financiero de una empresa es algo imprescindible para asegurar su viabilidad de cara a un futuro a corto, medio y largo plazo. Hay varios documentos que nos permiten ejecutar este control, y uno de los más destacados es la cuenta de pérdidas y ganancias, también conocida como cuenta de P y G o cuenta de resultados. En líneas generales, estamos ante el resumen de todos los ingresos y todos los gastos generados por la empresa en un ejercicio contable, y como no podía ser de otra forma puedes hacer las cuentas de PyG con Excel.
La cuenta de pérdidas y ganancias es un documento recogido en el Plan General Contable de la empresa, y forma parte de las cuentas anuales. De hecho, es el documento más importante de estas cuentas junto al balance de situación. Al restar los gastos a los ingresos, el resultado que obtengas serán los beneficios o pérdidas obtenidos por la empresa durante ese ejercicio. Pero no se limita simplemente a decirnos lo que hemos ganado o perdido durante ese periodo, ya que podemos analizar los diferentes datos para estudiar las causas del resultado.
Cuentas de PyG con Excel paso a paso
Sacar las cuentas de Pérdidas y Ganancias con Excel es realmente fácil, siempre que tengas unas nociones mínimas de este programa y tengas a mano toda la información que necesitas para calcularlas. En primer lugar vamos a calcular todo el dinero que la empresa ha ganado en un ejercicio, por ejemplo en un año, y a continuación calcularemos la inversión que ha hecho en ese mismo periodo para finalmente restar las cantidades y conocer el resultado de la cuenta de pérdidas y ganancias de la compañía.
Así, empezamos abriendo una nueva hoja de Excel e introduciendo el título de la cuenta de PyG en la primera celda. Utilizaremos cuatro columnas, dos para las ganancias y otras dos para las pérdidas. En la primera introduciremos el concepto y en la segunda el valor numérico, que es lo que sumaremos en última instancia para conocer tanto las ganancias como las pérdidas absolutas que hemos tenido en ese ejercicio.
Para empezar, rellenamos la columna de ganancias con todos los ingresos (venta de productos y servicios, de bienes inmuebles, productos económicos, etc.), y utilizamos las funciones de Excel para sumar los datos y obtener el resultado. A continuación repetimos el proceso con los gastos (impuestos, inversión en materias primas, maquinaria o bienes, sueldo de los trabajadores, etc.) y lo sumamos. De nuevo recurrimos a las funciones de Excel para restar ambos datos y obtener el resultado final.
Plantillas para sacar las cuentas de P y G con Excel
Como ves, la elaboración de las cuentas de resultados con Excel es bastante simple y las funciones de Excel nos facilitan el trabajo. Pero todavía hay una forma más simple de sacar la cuenta de pérdidas y ganancias con Excel, y es utilizando las diferentes plantillas que tenemos para ello. No son más que hojas de cálculo donde ya tenemos prediseñadas las columnas e insertadas las funciones que vamos a necesitar, así que lo único que tendrás que hacer es introducir los valores económicos en cada casilla, así podemos crear el sistema contable con Excel.
Hay dos plantillas para hacer las cuentas de PyG con Excel, la plantilla de cuenta de pérdidas y ganancias y la plantilla de cuenta de resultados, dos documentos que como hemos visto antes son lo mismo. El funcionamiento también es prácticamente idéntico, ya que en ambas encontramos una columna para indicar los ingresos que ha obtenido la empresa durante el periodo a analizar y otra con los gastos, de forma que el resultado siempre será el balance de pérdidas y ganancias de la compañía.