Realiza el pronóstico de ventas de tu negocio en Excel
¿Te gustaría saber cuánto vas a vender en los próximos meses? Es uno de los sueños de cualquier empresario, y aunque no podemos saberlo con una precisión exacta sí que podemos hacernos una idea a partir del pronóstico de ventas. De este modo, nos aseguramos de contar con el personal y los materiales necesarios para poder cumplir con nuestros encargos. Y para que todo esto sea posible, lo único que debes hacer es completar la previsión de ventas en Excel, un proceso sencillo para el que además tienes una gran ayuda.
Cómo realizar la previsión de ventas en Excel
Lo primero que necesitamos para la previsión de ventas en Excel es diseñar una tabla en la que aparezcan los encabezados productos, mes, año, cantidad e importe total. Hay que completarla con los datos históricos de ventas, ya que serán el punto de partida de nuestra previsión. A partir de esta tabla, podemos calcular el precio medio de cada producto y generar un código a través de la fórmula concatenar donde se tangan en cuenta el producto y el mes. Puedes añadir otros datos, como la zona de ventas.
Nos vamos a una nueva hoja de Excel dentro del mismo libro donde generaremos una tabla dinámica a partir de los datos que tenemos pero con dos nuevos campos: variación de cantidad y variación de precio medio. En estos campos hay que introducir a mano el porcentaje que esperamos que varíen durante el periodo a analizar esos dos valores. De vuelta a la primera hoja, utilizamos la fórmula BUSCARV sobre la variación en % de cantidad y precio medio, y ya puedes calcular la previsión de ventas.
Para ello, tenemos una fórmula según qué vamos a calcular. Para hacer la previsión de cantidad vendida hay que multiplicar la Cantidad x (1 + Variación % Cantidad); y la previsión de precio medio es igual al precio medio x (1+ Variación % Precio medio). Una vez tenemos estos datos, para conocer la previsión de importe total se multiplica la previsión de cantidad por la previsión de precio medio. Cuando hayas finalizado estos cálculos tendrás hecha tu previsión de ventas en Excel.
Estos datos se pueden transformar en una gráfica que nos ayudará a interpretar mejor esta previsión de ventas en Excel. Para ello, la propia página de ayuda de Office nos propone utilizar el histórico de ventas para calcular la previsión en forma de gráfica. Tenemos la tabla con fechas y ventas -las últimas sin rellenar-, así que seleccionamos los datos y vamos a Datos > Previsión > Hoja de previsión. Seleccionamos el tipo de gráfico y la fecha de fin de la previsión, y se genera una nueva hoja de cálculo con los valores históricos y pronosticados, además del gráfico que refleja los datos.
Plantilla de Excel para la previsión de ventas
Como decíamos al principio, tenemos una gran ayuda a la hora de calcular la previsión de ventas en Excel: una plantilla de pronóstico de ventas, donde solo tendrás que introducir los datos históricos de ventas para que los cálculos se completen automáticamente. Gracias a este documento, podrás completar la previsión de ventas en Excel tanto a nivel global como por zonas, lo que te permitirá distribuir mejor los recursos y esfuerzos. Y lo único que deberás hacer es introducir esos datos históricos.
No olvides que el pasado, pasado está y las rentabilidades pasadas no garantizan rentabilidades en el futuro, pero sí es verdad que en la mayoría de negocios hay una estacionalidad de ventas que se repite de modo cíclico -mensual, trimestral, anual…-, y calculando la previsión de ventas en Excel nos podremos anticipar a estos ciclos y estar preparados para asumir todos los encargos que nos lleguen.