Qué funciones de Excel sirven en una web
Ya hemos visto que podemos publicar nuestros libros de Excel como una página web, o insertar el Excel en una web o blog, ya sea el libro de Excel completo, una tabla, una gráfica, etc. Sin embargo, muchos usuarios se preguntan si podemos utilizar ese Excel en una web de la misma forma que utilizamos el libro en nuestro ordenador. La respuesta es que no, ya que no todas las funciones de Excel están disponibles para trabajar online. Por eso antes de publicar nada conviene conocer qué usos le puedes dar a tu Excel online.
Pero antes de continuar, debes saber que Excel Online es una herramienta muy interesante para hacer cambios rápidos o para trabajar en colaboración con otros usuarios. Sin embargo, si vas a realizar cambios más importantes se recomienda abrir el Excel en el escritorio para poder utilizar todas sus funciones. Para ello iremos a Archivo > Abrir en Excel y el documento se nos abrirá en el escritorio. Los cambios se guardarán directamente en el servidor web siempre que hagas click en Guardar.
Usos de Excel en una web
Lógicamente, lo primero que haremos será visualizar el libro online, en nuestro navegador. Una vez abierto, puedes desplazarte por el documento como si se tratase un libro de Excel convencional y ordenar o filtrar datos, expandir y contraer las tablas dinámicas o volver a calcular el libro. También puedes realizar una búsqueda a través de la función Buscar por palabras o frases. Y, como en un libro de Excel cualquiera, puedes copiar parte del contenido -o la hoja de Excel– y pegarla en otra aplicación.
Pero lo que realmente nos interesa es editar el Excel online. Para ello, haremos click en Editar en el explorador, lo que nos permitirá cambiar datos, editar o escribir las fórmulas y aplicar el formato básico. Como no podía ser de otra manera, podemos cortar, copiar o pegar la información de las celdas, además de utilizar los comandos hacer y deshacer. También se pueden introducir fórmulas, para lo que nos situaremos en la celda correcta e introduciremos un signo de igual y la fórmula o función correcta.
A través de Insertar se pueden agregar tablas, hipervínculos o gráficos. Una de las cuestiones que debes tener en cuenta es que no hace falta guardar los cambios ya que Excel Online los guarda de forma automática a medida que trabajamos. Si no quieres que se guarden solo tienes que utilizar el comando Deshacer (Ctrl + Z), pero si lo cierras y vuelves a abrirlo te arriesgas a no poder volver al aspecto original del Excel. Por esa misma razón se recomienda guardar una copia de seguridad del libro antes de publicarlo en la web.
Trabajar con otros usuarios en Excel
Una de las funciones de Excel en una web es poder trabajar con otros usuarios. Para ello tenemos que dar los permisos necesarios, de forma que varias personas puedan trabajar de forma simultánea en el mismo documento. Cuando hayas dado los permisos, copia la dirección web del libro -la tienes en el explorador- en envíala vía mensaje a todos los destinatarios. Ya pueden empezar a editar el Excel, y puedes revocar el permiso para editarlo cuando quieras. En todo momento verás quién está trabajando en el Excel.