Qué es Power Query y por qué usarlo en Microsoft Excel

Cuando pasamos de las versiones anteriores a Excel 2010 nos encontramos con una nueva pestaña, Power Query, una pestaña que se repite en las versiones posteriores, disponible también en Power BI Designer. Podría ser una novedad más de las que introduce Excel cada vez que sale una nueva versión del paquete de Microsoft Office, pero nos equivocaríamos si lo considerásemos así. Es una herramienta muy interesante, tanto para usuarios puntuales como para expertos en Excel, que pueden aprovechar los muchos usos de Power Query.

Qué es Power Query

Power Query es un complemento gratuito de Excel, una herramienta intuitiva que nos permite manipular, transformar, consolidar, enriquecer o fusionar nuestros datos, entre otras cosas. Es una herramienta ETL, que extrae, transforma y carga los datos (extracts, transforms and loads en inglés, de ahí esas siglas ETL). Vemos que es capaz de extraer los datos de casi cualquier fuente de datos, a continuación los transforma y finalmente los carga en Excel, Power Pivot o en un lienzo de Power BI Designer.

Todo este proceso de conexión, transformación, combinado y acomodo de los datos se registra, de forma que si en un futuro necesitas volver a utilizarlo puedes hacerlo. Esto nos permite repetir el proceso automáticamente a la hora de actualizar los datos o añadir los de un nuevo periodo. Power Query también nos permite conectarnos y buscar en fuentes públicas de datos. Conviene destacar que en la versión de Excel para 2016 aparece como Obtener y transformar, y en caso de descargarlo te recomendamos hacerlo en el mismo idioma en que tengas Excel.

Power Query aplicado al ámbito empresarial

Esta herramienta forma parte de las denominadas soluciones BI (Business Intelligence), soluciones de inteligencia de negocios como reportes o cuadros de mando que nos permiten avanzar en los siempre difíciles procesos de tomas de decisiones para lograr las metas fijadas por el empresa. Otra de sus ventajas es que ayuda a facilitar el acceso a la información a todos los miembros de la empresa que la necesitan, de forma que las decisiones se toman desde un punto de vista inteligente, no solo intuitivo.

Cualquier trabajador que en su día a día se vea obligado a trabajar con análisis de datos en Excel, informes o cuadros de mando puede utilizar este complemento de Excel. Entre estos perfiles destacan los analistas, ingenieros o administradores de empresas, profesionales que por sus funciones trabajan con estos documentos y que generalmente tienen un nivel avanzado de Excel. Pero como decíamos antes, no hace falta ser un gran experto en Excel para utilizar Power Query, cualquier usuario puede utilizar este complemento del programa.

De hecho, todos los expertos apuntan a que es más fácil aprender a utilizar Power Query que otras fórmulas de Excel o las macros de VBA. Cuando Excel se propuso el lanzamiento de Power Query, lo hizo con el objetivo principal de abordar la manipulación y transformación de datos, elementos clave en el mundo empresarial. Y una vez pruebes esta funcionalidad de Excel comprobarás que ha cumplido de sobra con ese objetivo. Tampoco podemos pasar por alto la velocidad que nos ofrece, ya que obtenemos resultados más rápido con Power Query que si hacemos lo mismo con VBA.

Ya hemos apuntado antes que Power Query también nos permite compartir los datos con el resto de miembros de la empresa que necesiten acceder a ellos. Es una demanda de muchas empresas, que ven como Google Drive se les queda corto a pesar de contar con documentos de Excel que pueden compartir y trabajar en línea. Con esta nueva herramienta, se refuerza la conectividad empresarial y se siguen rompiendo barreras, por ejemplo en las empresas con oficinas en diferentes ciudades o sedes.