Pautas para crear el calendario de trabajo con Excel

A finales de año habría que tener preparado el calendario de trabajo, ese calendario laboral por el que nos guiaremos durante todo el curso. Lo lógico es empezar el ejercicio con un nuevo calendario de trabajo, pero podemos actualizarlo a lo largo del año según las nuevas necesidades que puedan surgir o incluso hacer un calendario laboral con Excel en cualquier momento del año. Por suerte, podemos hacer el calendario de trabajo con Excel, un documento que luego podemos compartir con todos los trabajadores y compañeros de la empresa.

Cómo hacer el calendario laboral con Excel

Vaya por delante que en Excel encontrarás infinidad de plantillas de calendario y calendario laboral de cada año. Estas plantillas de calendario de Excel tienen la ventaja de que ya están creadas y las tenemos disponibles en una gran variedad de formatos, lo que es todo un plus, pero también hay que tener en cuenta que son plantillas generales. A diferencia de lo que pasa con otras plantillas, tendremos que editar la base del calendario, ya que sería mucha casualidad que incluya todos los festivos locales que nos corresponden.

Precisamente eso, los festivos, es lo primero que deberíamos tener en cuenta a la hora de preparar nuestro calendario de trabajo con Excel. Para empezar, tendremos que conocer los festivos locales y autonómicos que hay, tanto si trabajáis a turno continuo como si respetáis los festivos. En caso de trabajar en esas fechas, tendrás que pagar un plus a tus empleados. Puedes calcular cuántos días laborales hay en ese año y cuántos festivos hay, además de los fines de semana, o al menos los domingos.

Una vez han quedado claros los días laborales y los festivos, pasamos a organizar el calendario. Entre las ventajas de hacer el calendario de trabajo en Excel destaca que nos permite agilizar mucho las diferentes gestiones, como el generar el cuadrante de trabajo con Excel. De hecho, antes de repartir los turnos hay que conocer los días laborables y aunque siempre estamos a tiempo de actualizar el documento es preferible conocer de antemano los días que tendremos actividad en nuestro negocio y quién trabajará.

Otra de las características de los calendarios de Excel es que se pueden editar la información y el formato. Por ejemplo, si en la empresa tenéis un horario de verano y otro de invierno, o hay días como los sábados o la víspera de festivos en los que reducís la jornada esos días siempre pueden aparecer marcados en otro color diferente al de los días en los que se hace la jornada normal. Es una información que no puede faltar en el calendario laboral, y que gracias a las funciones que nos ofrece Excel podemos ofrecer a nuestros empleados con suficiente antelación.

A la hora de diseñar el calendario laboral con Excel puedes reunirte con el representante de los empleados para debatir la gestión de festivos y horarios, anticipándote a hipotéticos focos de conflicto en el futuro. Cuando prepares el calendario de trabajo también deberás tener en cuenta los permisos retribuidos de los trabajadores, unos datos que también deben aparecer reflejados en el mismo. Tras publicarlo, hay que intentar seguirlo al pie de la letra, aunque según las necesidades de los trabajadores siempre puede haber pequeños cambios.

¿Por qué necesito un calendario laboral?

Deberías saber que cualquier empresa, por muy pequeña que sea, debe contar con un calendario de trabajo anual. No es algo exclusivo de las grandes multinacionales, incluso una microempresa de dos o tres trabajadores lo necesita. Crearlo no siempre es tarea fácil, de ahí que nuestra principal recomendación sea hacer el calendario de trabajo con Excel ya que, como hemos visto, si jugamos bien nuestras cartas solventaremos este trámite rápida y fácilmente.