Pasos para hacer la ficha del trabajador con Excel

Cada vez que tu empresa contrata a un nuevo trabajador, es imprescindible hacerle una ficha en la que se tengan en cuenta todas sus características. Es algo básico en la gestión de cualquier equipo, ya que a partir de la ficha del trabajador es mucho más fácil afrontar cualquier cuestión relacionada con él, como posibles ascensos, cambios de departamento, etc. Excel nos ayuda en el control del personal, y podemos hacer la ficha del trabajador con Excel, trasladando esos datos a nuestra plantilla de gestión de equipos o RRHH.

Ficha de nuevo empleado con Excel

Según las características de cada empresa y las necesidades que tengáis, la ficha del trabajador tendrá una serie de datos u otros. Lógicamente, incluiremos el código del trabajador, su nombre y apellidos y el cargo que ocupa. También deberían aparecer los datos de contacto, tanto el teléfono como el correo electrónico -personal y/o de empresa, si existen-, o la dirección. Además del cargo, deberían aparecer la fecha de inicio y fin de contrato y el nivel de estudios, que determina las posiciones que puede ocupar.

Al hacer la ficha del trabajador con Excel también tienes que reservar una celda para el número de horas que puede trabajar a la semana según su contrato, los días de vacaciones que le corresponden al año y, según el tipo de empresa, el día que tiene libre. Cuando se trata del control de trabajadores de una empresa con delegaciones en varios lugares, o con diferentes centros en una misma ciudad, también es interesante añadir dónde trabaja. Probablemente tengas un código para cada punto de trabajo, que también puede incluirse en el código del trabajador.

Puedes descargar la plantilla de Excel o hacer la ficha del trabajador con Excel tú mismo. En este caso, lo ideal sería que crees una plantilla y a partir de ella actualices los datos de cada trabajador cuando se produzca una contratación, una renovación de contrato, etc. Es tan fácil como abrir una nueva hoja de cálculo de Excel e introducir los datos correspondientes (nombre y apellidos, cargo, fecha de inicio y fin de contrato, datos de contacto, código, etc.). Utilizando una plantilla te aseguras de que los datos aparecen siempre en el mismo orden.

Las fichas de los empleados servirán para crear la BBDD de empleados con Excel y así controlar todos los aspectos del negocio.

Control de personal con Excel

Una vez has completado la ficha de cada empleado, debes trasladar todos sus datos a la plantilla de gestión de equipos/RRHH que utilices. En ese documento deberían aparecer todos los datos de los diferentes empleados de la empresa, de forma que su gestión sea tan simple como abrir la plantilla y buscar al trabajador ya sea por su nombre o por el código de trabajador que le has asignado.

Tienes disponible una gran cantidad de plantillas de Excel para recursos humanos con las que podrás controlar a la perfección al personal, la gestión de Recursos Humanos con Excel es posible gracias a las plantillas que van desde la gestión de los horarios y las horas trabajadas al generador de turnos de trabajo o al control de ausencias y vacaciones, con las que no tendrás ningún problema en la gestión de tu equipo profesional. Recuerda que siempre que hablamos de plantillas hablamos de un documento que puedes editar, añadiendo o eliminando campos según tus necesidades.

El hecho de recurrir a las plantillas de Excel para la gestión de equipos te permite organizar los recursos humanos con los que cuenta la empresa de forma justa y equitativa. Te puedes anticipar a las diferentes situaciones con las que te encontrarás, y el resultado es muy fácil de interpretar, en especial para tus trabajadores, que al fin y al cabo son los auténticos interesados en comprender los turnos de trabajo que pueda haber, los horarios, etc.