Pasos para hacer con Excel el acta de las reuniones
Tras concluir una reunión importante se realiza un acta donde se deja constancia de todas las decisiones tomadas en dicho encuentro y las acciones a realizar en el futuro. Se trata de un documento de trabajo imprescindible para que todos los miembros que asisten a la reunión sean conocedores de las conclusiones obtenidas.
¿Sabías que es posible crear las actas de reuniones a través de Excel? Las hojas de cálculo ofrecen múltiples posibilidades y una de ellas es crear de manera elegante y profesional las actas de las reuniones. Es posible personalizarlas incluyendo una imagen en Excel que corresponda con el logo de la empresa y utilizar los colores corporativas del negocio.
Cómo hacer el acta de la reunión con Excel
Una vez hemos creado la estructura del acta de las reuniones con Excel podremos utilizar esta hoja de Excel para todas las reuniones que vayamos tener en el futuro. Es muy sencillo editarla, exportarla en PDF y enviarla a todos los que han acudido a la reunión.
El acta de reuniones contiene la información más valiosa del encuentro, está estructurada en diferentes apartados: Datos generales de la reunión, asistentes, tema del orden del día, observaciones y conclusiones. Cada uno de estos apartados se crearán en diferentes tablas de Excel y se podrán ampliar conforme la ocasión lo requiera.
Encabezado del acta de reunión
La parte superior del acta de la reunión creada en Excel contendrá los datos relativos a la propia reunión. La fecha de la reunión, el lugar donde se celebra, la hora de duración, el número de acta, quién es el que la organiza y quién es el responsable de anotar los datos.
También se suele incluir en el encabezado después de estos datos los participantes o asistentes. Puede anotarse a modo informal solo con el nombre o puede detallarse el Nombre, Cargo o Teléfono.
Orden del día
El siguiente punto es crear otra tabla de Excel donde se anotarán todos los puntos a tratar en la reunión. A modo de resumen incluye: número del punto del día, el tema a tratar, responsable y plazo.
Es posible completar este punto del acta de la reunión incluso antes de que se realice el encuentro, ya que coincide con el acta de convocatoria de la reunión.
Resumen de la reunión
A continuación se deja una espacio para ir transcribiendo los comentarios de la reunión. Se recomienda combinar las celdas de Excel y utilizar el formato texto. Se utilizará tantas filas como se necesiten.
Conclusiones
Por último, el acta de la reunión termina indicando las conclusiones establecidas. Se crea otra tabla de Excel con las columnas de Nº, Tarea, Responsable, Periodo de cumplimiento y observaciones. De este modo se sintetiza todo lo acordado en la reunión y se establecen tareas a realizar a corto y largo plazo. Todos los asistentes de la reunión sabrán qué deben hacer una vez se ha levantado la reunión.
Existen diferentes ejemplos de acta de reuniones pero todas ellas tienen la misión de resumir el contenido que se ha tratado en el encuentro y determinar las actividades o tareas futuras que se deben realizar. Excel es una fantástica herramienta para llevar a cabo las actas de las reuniones tal y como hemos visto.