Mejora el control de horarios con Excel

Control de horarios con Excel
Plantilla Excel Control de Horarios y Horas TrabajadasVer plantilla premiumVer plantilla premium

Una de las herramientas más interesantes para tu empresa es la plantilla de control de horas de Excel, un documento que te permitirá llevar a rajatabla el control horario de los trabajadores. Gestionar los Recursos Humanos con Excel nos facilitará la gestión de la jornada laboral, ya que nos permite recoger y controlar todos los datos relacionados con el control horario de los empleados, algo básico para poder implantar una serie de mejoras empresariales que nos permitan aumentar la productividad a partir de los datos recabados.

Cómo utilizar la plantilla de control de horas de Excel

Podríamos decir que las plantillas de control de horas de Excel son una versión avanzada del fichar de toda la vida. La clave está en que se anota la hora de entrada y salida de cada trabajador, y lo que se muestra es la diferencia horaria entre ambas. Dicho de otra manera, las plantillas de control de horarios reflejan las horas de trabajo de cada empleado, lo que también nos permite calcular unas horas extra que se suman de forma automática una vez el trabajador supera la jornada regulas que hayamos fijado.

Cómo calcular las horas extra con ayuda de Excel

Todos los trabajadores tienen un tiempo de descanso estipulado para almorzar, comer, etc., y eso es algo que también tienen en cuenta estas plantillas de control horario. Así obtenemos un resultado mucho más preciso tanto de las horas de trabajo efectivo de nuestros empleados como del tiempo de descanso que tienen. De esta manera también se solucionan los problemas de otros métodos que controlan las horas de entrada y de salida de los trabajadores, pero que a la hora de calcular el total no tienen en cuenta el descanso de forma automática.

Cualquier plantilla de control de horas viene en un libro de Excel con dos hojas de cálculo. En la hoja 1 aparecen el código de referencia que identifica al empleado y su registro de horas, datos entre los que se incluyen la hora de entrada, de inicio de descanso, de fin de descanso o de salida, además de las horas trabajadas, las horas extra, etc. Por su parte, en la segunda hoja del libro de Excel tienes el listado de personal o las referencias necesarias para utilizar con éxito Excel en el control de horas de los trabajadores.



Hay que tener en cuenta que la plantilla de control de horas de Excel sea un libro desprotegido, lo que nos permitirá editar las fórmulas y sus funciones a nuestro antojo. La jornada laboral regular es de 8 horas, pero hay convenios colectivos que reducen la duración de la jornada en algunos sectores o empresas. Por eso, es importante poder editar la duración del horario normal, lo que nos permitirá ejercer un control más efectivo sobre cuestiones como las horas extra. Aún así, puedes bloquear las celdas de Excel clave para evitar problemas una vez editadas las fórmulas.

Gracias a un control horario como el que nos permite Excel podemos establecer unas políticas de horarios laborales en el seno de la empresa donde su incumplimiento pueda ser sancionado siempre que no esté justificado. Pero no sirven solo para controlar las horas de trabajo, también nos pueden ayudar a fomentar políticas de flexibilidad laboral o teletrabajo sin que la productividad de nuestra empresa se resienta de ello.

Además de ser efectivo, el uso de las plantillas de Excel es muchísimo más barato que adoptar sistemas de control horario con dispositivos RFID -uso de tarjetas o similares para fichar- o los controles de acceso biométricos -reconocimiento facial, huellas dactilares, etc.-, que nos ofrecen un resultado similar y a veces incluso peor, ya que en tu plantilla de Excel puedes añadir los descansos, horas extra y tener almacenada toda la información día a día.

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