4 Herramientas de Excel para mejorar tus presentaciones de datos

Cuando trabajamos con datos en Excel debemos conseguir que nuestras presentaciones sean lo más atractivas posibles. Con atractivas nos referimos a que su lectura y percepción sea fácil para nosotros y todas las personas que vean la presentación de datos que hemos elaborado.

Consejos para mejorar tus presentaciones de datos con Excel

En este artículo te queremos enseñar 4 Herramientas de Excel para mejorar tus presentaciones de datos:

1. Quitar las líneas de cuadrículas. Las cuadrículas a veces entorpecen la percepción de los datos en la hoja de Excel, especialmente cuando los convertimos en tablas, que no necesitamos tener las cuadrículas en la misma ni alrededor. Quitar las líneas de cuadrícula es muy fácil, sólo debemos irnos a la cinta de opciones en la ficha Vista y en el grupo Mostar, debemos desactivar la casilla Líneas de cuadrícula. Con eso conseguiremos tener una hoja de cálculo con fondo blanco.
2. Nombrar las hojas. Darle a las hojas un nombre descriptivo de lo que contienen también nos ayuda a que nuestra presentación de datos sea más visible. Así, con solo mirar el nombre sabremos qué se encuentra en esa hoja sin necesidad de pinchar en ella. Para nombrar las hojas podemos hacerlo de dos formas
   1. Menú contextual
      1. Pinchamos sobre la etiqueta de la hoja (hoja 1, 2…)
      2. Le damos al botón derecho del ratón y del menú elegimos Cambiar nombre
      3. Cuando la etiqueta aparezca sombreada en negro, podemos escribir el nombre nuevo
      4. Para aplicar pulsamos fuera o le damos a Intro.
   2. Escribir directamente
      1. Pinchamos en el nombre de la etiqueta con doble clic
      2. Cuando se resalte el texto con sombreado en negro podemos escribir el nuevo nombre.

3. Los gráficos. Digamos que los gráficos en Excel son la herramienta básica para la presentación de los datos de forma visual. Los gráficos se encuentran en la ficha Insertar en el grupo Gráficos. Como podemos ver, se encuentran muchos tipos de gráficos: gráfico de líneas, de columna, circular… Y pinchando en cada uno de ellos nos saldrá un menú con los distintos estilos de cada uno. Recuerda que no todos los gráficos son adecuados para todos los datos. A la hora de escoger un tipo de gráfico debes tener en cuenta ciertas consideraciones como las siguientes:
   1. Qué tipo de datos voy a representar
   2. Quién verá nuestro gráfico
   3. Qué quiero destacar en el gráfico
   4. Etc.
4. Convertir en tabla. Con esto queremos decir que los datos que tenemos en una hoja de Excel, divididos en columnas y filas, no son una tabla. Para ello, debemos darle a la herramienta Dar formato como tabla, que se encuentra en la ficha Inicio en el grupo Cuando le damos al botón veremos un menú de multitud de diseños de tabla con colores y bordes. Además, al final de la lista encontramos la opción Nuevo estilo de tabla en donde podremos personalizar un estilo de tabla propio.

 Gracias a las tablas podemos ordenar los datos alfabéticamente o filtrar los datos de las columnas, lo que ayudará también a nuestra presentación de datos en Excel.

Por último, aunque no es una herramienta propiamente dicha, queremos resaltar como no aconsejable el uso abusivo de colores para las celdas, fuentes, bordes, uso de colores chillones, etc. Esto provoca, lo contrario que debemos perseguir, una clara presentación de los datos en nuestra hoja de Excel. Los colores de relleno o de las fuentes deben servir para resaltar ciertos elementos de la tabla, para hacerlos más visibles entre los demás, pero no para hacerlos “más bonitos”.

Estas son las herramientas que nosotros proponemos para hacer nuestras presentaciones de datos más atractivas. Debes recordar siempre usar la intuición a la hora de usar algún elemento para la presentación de tus datos y no recargar la hoja de decoraciones que poco aportan, al contrario, entorpecen la lectura y la percepción.