Informe de ventas con Excel

Guía para hacer el reporte de ventas con Excel

El reporte de ventas es un documento del área comercial que se utiliza para analizar los resultados obtenidos con respecto a las ventas del negocio. Se trata de un informe periódico sobre las ventas obtenidas en un periodo concreto. Con este documento podremos evaluar el estado comercial de la empresa, conocer la fuerza de ventas y calcular las previsiones de facturación.

La gesti√≥n comercial con Excel supone un ahorro de tiempo y energ√≠a para el equipo de ventas. Gracias a sus m√ļltiples funciones es posible controlar todos los aspectos relacionados con el √°rea comercial, desde la gesti√≥n con clientes hasta el control del equipo de trabajo.

Con las hojas de c√°lculo es posible realizar el seguimiento del estado de ventas, solo tenemos que ir actualizando la informaci√≥n de manera peri√≥dica: Clientes contactados, propuestas enviadas, oportunidad ganada o rechazada…. Todos estos datos se almacenan en la hoja de Excel a modo de BBDD de ventas, as√≠ cuando necesitemos obtener un informe peri√≥dico solo tenemos que sacar los datos del documento.

Elaborar los informes de ventas peri√≥dicos  con Excel es muy sencillo. Algunas plantillas de ventas cuentan con dashboards que muestran de manera visual los datos m√°s relevantes del √°rea de las ventas. El reporte de ventas se har√≠a extrayendo dicho dashboard de Excel.

Cómo hacer un informe de ventas con Excel

Crea rankings en Excel con tus mejores vendedores y recopilando dicha información en un documento.

La información del reporte de ventas debe reflejar el estado de la empresa en ese momento. Los indicadores más importantes a analizar serán:

  • Par√°metros de fechas: a√Īo, trimestre, mes
  • Comercial de la empresa. Listado de los diferentes comerciales que intervienen en las ventas
  • Propuestas comerciales en curso. Clasificar las propuestas comerciales en ganadas, pendientes o perdidas
  • Previsi√≥n de ventas. Cantidad de dinero pendiente de cerrar los acuerdos.
Reporte de ventas

Estos par√°metros se relacionaran entre ellos para obtener mayores datos, por ejemplo las propuestas comerciales se mostrar√°n por mes, a√Īo o trimestres; tambi√©n se pueden clasificar las oportunidades comerciales por productos vendido o incluso por comerciales que han efectuado la venta.

Gracias a los dashboards de Excel es posible visualizar cada parámetro por separado. Los datos están vinculados y las gráficas se actualizan de manera automática. Si no sabemos configurar las gráfica de Excel de este modo lo mejor es utilizar Plantillas de Excel de ventas con dashboard para asegurarnos que todo funcionará correctamente. Únicamente tendremos que introducir los datos y ver cómo se actualizan solos los gráficos.

Con la exportación en PDF de la hoja de Excel es sencillo tener los reportes de venta mensual, trimestral o anual.

abrir hojas excel ventanas separadas

6 claves para hacer informes de ventas periódicos con Excel

Un informe de ventas no es solo una compilaci√≥n de n√ļmeros, de datos y vol√ļmenes de ventas que tenemos en una hoja de Excel guardado en nuestro ordenador y que consultamos de vez en cuando. Un buen informe de ventas debe servir para reflejar lo que se ha vendido, pero tambi√©n para saber qu√© √°rea ha captado m√°s clientes y ofrecer datos a todos los usuarios y niveles de nuestro negocio.

Conceptos b√°sicos para hacer informes de venta con plantillas de Excel

A continuación vamos a ver los 6 requisitos imprescindibles a la hora de hacer informes de ventas periódicos con Excel.

1. La plantilla de ventas

Sin lugar a dudas, lo primero que necesitas es una buena plantilla de ventas que te sirva para hacer tus informes semanales, mensuales, etc. Una plantilla de Excel en la que puedas actualizar los datos a diario y que nos ofrezca los resultados seg√ļn la periodicidad demandada. Por suerte, no nos costar√° nada dar con una plantilla que se ajuste a esas necesidades y que nos permita seguir el nivel de ventas de nuestro negocio.

2. Capacidad para comprender el negocio

Una de las claves para generar buenos informes de ventas en la gesti√≥n comercial con Excel es la capacidad para comprender el negocio en el que estamos. Es imprescindible conocer los planes de crecimiento, el posicionamiento de la oferta y ser capaces de trasladar todos esos datos a la informaci√≥n de ventas. Esto significa ir por delante de la anal√≠tica tradicional, pero Excel nos ayuda a ello. De esta forma creamos un valor de nuestra empresa que en todo momento se puede controlar, revisar o consolidar.

3. La automatización

M√°s que una clave, hablamos de una necesidad en nuestro informe de ventas. Si tenemos nuestro informe de ventas peri√≥dico automatizado se actualizar√° de forma constante. En cualquier momento podr√°s a√Īadir modificaciones y que estas se trasladen a todas las celdas de Excel del informe de ventas, sin importar donde est√°s. Esta automatizaci√≥n no har√° que tengamos que esperar a que acabe la semana o el mes para conocer el resultado definitivo, sino que lo conoceremos al momento y podremos actuar en consecuencia a la hora de tomas las decisiones necesarias para el negocio.

4. La fecha

Aunque sea el cuarto punto que tratamos, es imprescindible que tengas una columna con la fecha. Ten en cuenta que hablamos de informes peri√≥dicos, as√≠ que necesitaremos una tabla din√°mica con la columna de fecha en que se ha producido la venta. Solo as√≠ podr√°s conseguir tu informe de ventas diario, semanal, mensual, anual… L√≥gicamente, cualquier plantilla de ventas incluye la columna en la que pondremos las fechas; pero prestar atenci√≥n a este detalle es de vital importancia si quieres que el informe salga bien.

5. Informe de ventas semanal

Quizá la semana sea el periodo perfecto para hacer nuestros informes de ventas. Nos permite ver unos resultados más reales y significativos que si lo hacemos diario, y mucho antes que un informe mensual. Entre los elementos que no pueden faltar en un informe de ventas semanal están el volumen de ventas a través de cada canal, los ingresos cerrados por cada trabajador o la relación oportunidad-ganancia de cada empleado, además de los encuentros o reuniones -físicas o virtuales- que puedan mantener los trabajadores con clientes.

6. Informe de ventas mensual

Aunque no sea tan inmediato como el semanal, con una plantilla de ventas mensual te har√°s una idea m√°s a largo plazo del desempe√Īo de los trabajadores y del nivel de ventas de la empresa. M√°s all√° del volumen de ventas alcanzado en esos 30 d√≠as hay que incluir el n√ļmero de ventas, la cifra de clientes en las diferentes etapas, la ratio promedio de conversi√≥n, el tiempo medio en que cada cliente pasar por el embudo, etc. De esta forma podr√°s tomar las medidas necesarias en beneficio de tu empresa.

Plantilla de Excel para pipeline o embudo de ventas

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