Guía para hacer el reporte de ventas con Excel

Informe de ventas con Excel
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El reporte de ventas es un documento del área comercial que se utiliza para analizar los resultados obtenidos con respecto a las ventas del negocio. Se trata de un informe periódico sobre las ventas obtenidas en un periodo concreto. Con este documento podremos evaluar el estado comercial de la empresa, conocer la fuerza de ventas y calcular las previsiones de facturación.

La gestión comercial con Excel supone un ahorro de tiempo y energía para el equipo de ventas. Gracias a sus múltiples funciones es posible controlar todos los aspectos relacionados con el área comercial, desde la gestión con clientes hasta el control del equipo de trabajo.

Con las hojas de cálculo es posible realizar el seguimiento del estado de ventas, solo tenemos que ir actualizando la información de manera periódica: Clientes contactados, propuestas enviadas, oportunidad ganada o rechazada.... Todos estos datos se almacenan en la hoja de Excel a modo de BBDD de ventas, así cuando necesitemos obtener un informe periódico solo tenemos que sacar los datos del documento.



Elaborar los informes de ventas periódicos  con Excel es muy sencillo. Algunas plantillas de ventas cuentan con dashboards que muestran de manera visual los datos más relevantes del área de las ventas. El reporte de ventas se haría extrayendo dicho dashboard de Excel.

Cómo hacer un informe de ventas con Excel

La información del reporte de ventas debe reflejar el estado de la empresa en ese momento. Los indicadores más importantes a analizar serán:

  • Parámetros de fechas: año, trimestre, mes
  • Comercial de la empresa. Listado de los diferentes comerciales que intervienen en las ventas
  • Propuestas comerciales en curso. Clasificar las propuestas comerciales en ganadas, pendientes o perdidas
  • Previsión de ventas. Cantidad de dinero pendiente de cerrar los acuerdos.

Reporte de ventas

Estos parámetros se relacionaran entre ellos para obtener mayores datos, por ejemplo las propuestas comerciales se mostrarán por mes, año o trimestres; también se pueden clasificar las oportunidades comerciales por productos vendido o incluso por comerciales que han efectuado la venta.

Gracias a los dashboards de Excel es posible visualizar cada parámetro por separado. Los datos están vinculados y las gráficas se actualizan de manera automática. Si no sabemos configurar las gráfica de Excel de este modo lo mejor es utilizar Plantillas de Excel de ventas con dashboard para asegurarnos que todo funcionará correctamente. Únicamente tendremos que introducir los datos y ver cómo se actualizan solos los gráficos.

Con la exportación en PDF de la hoja de Excel es sencillo tener los reportes de venta mensual, trimestral o anual.

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