Guía para crear listas desplegables en Excel con la función SI

Listas condicionadas en Excel

Excel tiene diferentes recursos que nos permiten agilizar la introducción de datos y la interpretaciones de los mismos, entre estos destaca las listas desplegables que nos ayudan a introducir valores específicos de manera ordenada y sistemática; y las funciones lógicas en Excel que realizan cálculos matemáticos siempre que se cumplan las condiciones planteadas. Pero, ¿sabías que es posible trabajar conjuntamente con ambas funcionalidades? Así conseguimos obtener el máximo potencial de la herramienta de cálculo.

Las listas desplegables nos ayudan a introducir datos predefinidos en la hoja de cálculo, son un tipo de lista en Excel muy provechosa. De este modo cuando seleccionamos la celda activada con lista desplegable solo podremos introducir los valores que aparecen en el desplegable (que hemos introducido previamente). ¿Qué ocurre cuando queremos que se muestran los valores de la lista únicamente cuando se cumple una condición? Pues que tenemos que valernos de la función SI de Excel.

Cómo hacer listas desplegables condicionadas en Excel

¿En qué momento se utilizan las listas condicionadas? Por ejemplo, cuando estamos actualizando el stock en Excel y queremos activar listas desplegables en función de un valor previo como es la categoría del producto. Si seleccionamos una prenda de ropa, la lista desplegable que aparecerá tendrá relación con los colores, tallas o medidas de dichos productos. Cada categoría del inventario activará su propia lista desplegable, eso se consigue con una lista desplegable condicionada.

El primer paso, como en toda lista desplegable, es crear la tabla de Excel con la información que vamos a manejar. De este modo creamos las columnas en función de las variables que necesitamos (categoría, talla, color). El siguiente paso es crear otra tabla con los valores de las listas, estas listas incorporan los datos que necesitamos para completar correctamente la primera tabla. De este modo en función de la categoría a la que pertenece el producto tendremos una lista desplegable diferente en las columnas de Talla y Color.

El siguiente paso es convertir los rangos de celdas de la sección "listas" en listas desplegable de Excel. Para ello seleccionando el rango de celdas de la columna (omitiendo la fila de encabezado) y acudimos a la cinta de opciones Datos -> Validación de Datos -> Lista desplegable.



Hacer listas condicionadas en Excel

A continuación indicaremos qué listas desplegables se debe mostrar en cada caso en función de la categoría que tiene.

  1. Seleccionamos la celda D2 y seguimos los pasos como si estuviéramos creando la lista desplegable (Datos --> Validación de datos --> Lista desplegable)
  2. Aparecerá el cuadro de diálogo donde se configura la lista desplegable, ahí añadiremos la función SI
  3. En Origen indicamos la siguiente fórmula: =SI(C2="Textil";$G$3:$G$7)
  4. Indicamos aceptar

Siguiendo estos pasos conseguiremos que si en la columna C aparece la categoría Textil la lista desplegable que se muestra se encuentra en el rango de celdas $G$3:$G$7, es decir la columna de Talla Textil. Al seleccionar la celda D2 se despliega el listado correspondiente a XS, S, M, L, XL. Sin embargo al seleccionar la celda D3 que corresponde con calzado no aparece ninguna lista desplegable, esto se debe a que todavía no hemos activado la lista correspondiente a esa categoría.

Lista condicionada en Excel

Los siguientes pasos serán crear los condicionantes correspondientes a la talla de calzado, tal y como hemos hecho con la la talla de textil. Y repetimos el proceso con la columna de color.

Así es cómo se crean listas desplegables condicionadas a los valores que hayamos fijado.

  • ¿Te ha servido de ayuda?
  • No