Gestiona tus contratos con Excel ¡y que no se escape ni uno!

Ya sea los de tus trabajadores o los que firmas con clientes y proveedores, la gestión de contratos es un elemento clave en el día a día de una empresa. Hay que tener todos los contratos reunidos en un mismo documento para facilitar la gestión, y no se nos ocurre una mejor forma de hacerlo que en un libro de Excel. Excel nos permite gestionar todos los contratos de la empresa a la vez, en especial si la empresa tiene un tamaño pequeño o mediano como el de una pyme, y gracias a sus hojas de cálculo no perderemos de vista ningún contrato.

Base de datos con los contratos de clientes y proveedores

Lo primero que haremos a la hora de gestionar nuestros contratos de compra y venta será una base de datos con los contratos de nuestros clientes y proveedores. Para ello, abrimos una hoja de Excel y creamos una tabla que inicialmente tendrá las columnas nombre del cliente/proveedor, teléfono y correo electrónico de contacto, dirección, fecha de inicio y fecha de fin de contrato. En el caso de los clientes podemos añadir el vendedor, y en el de los proveedores el nombre del comercial que ha llegado a un acuerdo con esa empresa.

A partir de las fechas de inicio y de fin podemos utilizar las funciones de Excel para calcular cuántos días en vigor le quedan al contrato, un aspecto mucho más importante de lo que parece en especial en el caso de los proveedores de determinados servicios. Si no tenemos en cuenta el fin del contrato nos podemos llevar una desagradable sorpresa. Por último, podemos añadir otra columna con la situación actual del contrato (en vigor o vencido), la fecha de pago del contrato, si se ha pagado o no, el valor del contrato, etc.

Cómo llevar el control de los contratos de los trabajadores

Un panorama similar nos encontramos a la hora de gestionar los contratos de los trabajadores en Excel. En ese mismo libro donde tenemos una hoja con los contratos de clientes y otra con los de los proveedores, creamos una tercera hoja para los contratos de los trabajadores y generamos una tabla donde no pueden faltar el nombre y apellidos del trabajador, departamento, cargo o función dentro de la empresa o profesión, tipo de contrato, fecha de inicio y fin de contrato o el sueldo que cobra ese trabajador.

A medida que la vayas completando te darás cuenta de que los trabajadores indefinidos no tienen fecha de fin de contrato o de que necesitarás nuevas columnas, como los días que faltan para que se extinga el contrato o la fecha en que tenemos que avisar al trabajador de que su contrato de trabajo se está acabando o de que se lo queremos renovar. Como en el caso anterior, el uso de las funciones de Excel relacionadas con la fecha nos permite gestionar fácilmente esta información sin tener que estar haciendo cálculos.

Con toda esta información podemos hacer una completa radiografía de los contratos que tiene la empresa. Por una parte, podemos crear tablas y gráficos de Excel en los que se refleje la realidad de nuestra empresa: cuántos contratos tenemos en vigor con cada proveedor, el valor de los contratos con los diferentes proveedores, los contratos temporales e indefinidos que tenemos, cuánto falta para que se extingan los contratos, etc.

De este modo, podrás gestionar cómodamente todos los contratos que afecten a tu empresa desde un solo libro de Excel. Podrás acceder a ellos rápidamente, filtrarlos para encontrarlos que cumplan con unas condiciones determinadas y tendrás los avisos de fin de contrato disponibles. Recuerda que para que el documento funcione la base de datos de contratos debe estar actualizada, y cuantos más datos tengas sobre un contrato más fácil será la búsqueda.