Funciones de los presupuestos empresariales con Excel

Los presupuestos son un documento imprescindible para el desarrollo de la empresa. Permiten hacer estimaciones de ingresos y de gastos con la finalidad de mantener el equilibrio económico de la compañía. Además de eso, también son útiles para hacer estimaciones sobre los beneficios. Lo cual es fundamental para la toma de decisiones a la hora de realizar nuevas inversiones o para contratar más personal.

Dentro de la misma empresa, se pueden hacer presupuestos contables para cada departamento, para las campañas puntuales -como pueden ser las rebajas- o para otras finalidades. Pero la función de cada uno de estos es común: mantener el control financiero de la compañía. Entrando en detalle, los presupuestos sirven para comparar los datos presupuestados con los datos reales y corregir así las posibles desviaciones o verificar los logros obtenidos durante el ejercicio económico. Es decir, se encargan de prevenir, pero también de corregir para mantener el equilibrio financiero. Estos presupuestos se pueden desarrollar con Excel y así tener en la hoja de cálculo el control de gastos, la previsión de ingresos y mucho más.

Usos de los presupuestos contables

A continuación detallamos las funciones que tienen estos presupuestos en el área de contabilidad.

• Los presupuestos sirven para hacer consideraciones futuras del rumbo de la empresa. Para coordinar y relacionar las actividades de la compañía, para hacer una estimación de resultados y, sobre todo, para asegurar la liquidez financiera de la empresa.
• La ventaja del uso de presupuestos empresariales consigue minimizar el riesgo financiero de la empresa. Ya que, si al inicio del curso económico se tiene realizada la previsión de ingresos y gastos, sirve con ir revisando los datos reales con los presupuestados para mantener el control. Es posible elaborar los presupuestos de gastos con Excel para conocer la situación económica de la empresa.
• Además, sirven para revisar las estrategias  de la gestión empresarial, para analizar si funcionan o si se deben cambiar. Por ejemplo, si la compañía se dedica a la venta de muebles en Internet y lleva varios meses estancada en la cifra de ventas o estas decrecen se revisan los presupuestos. Si se ha destinado una cantidad de dinero a la publicidad y no está dando los resultados esperados por los presupuestos, es hora de cambiar la política publicitaria o el canal por el que se anuncia la empresa.
• Las partidas presupuestarias incluidas en las celdas de Excel sirven como guías para evitar desviaciones. Cada presupuesto estará formado por diversas partidas, que aumentarán en función del tamaño de la empresa, cada una de ellas contará con una cantidad de dinero a gastar al inicio del curso económico. De esta manera, la empresa puede conocer en todo momento si el gasto se ha desviado o si los ingresos estimados se están cumpliendo. Con la función de desviación estándar de Excel este cálculo puede ser muy sencillo.

Aunque las funciones son comunes para todos los presupuestos, es necesario tener en cuenta el tipo de presupuesto que se realizará. No es lo mismo un presupuesto fijo que uno variable o flexible. En el primer caso, la empresa tendrá que tomar el presupuesto como guía e intentar que la plantilla de Excel de gastos y los ingresos se acerquen lo máximo posible a lo presupuestado. Sin embargo, si el presupuesto es variable, se puede adaptar dependiendo de las circunstancias. Este último caso se suele dar, sobre todo, cuando se hace un presupuesto a largo plazo -la marcha de la empresa puede cambiar en función de unos meses, entonces es necesario que el presupuesto sea flexible-. Mientras que los presupuestos a corto plazo, suelen ser fijos porque son más fáciles de ejecutar.