Comparar datos en Excel

3 formas fáciles de comparar datos en Excel

A veces necesitamos comparar los datos de una hoja de Excel para que no se repita ninguno. Otras veces, la comparación no se produce en una sola hoja, sino que debemos comparar los datos que tenemos en dos libros de Excel. Para comparar los datos, podemos utilizar diferentes herramientas o procedimientos.

Pasos para comparar datos en Excel

En el artículo de hoy vamos a hablar de 3 formas fáciles de comparar datos en Excel:

Paso 1. Usar la función COINCIDIR. Así, con ella podemos comparar datos de dos columnas de una hoja. Hacerlo es muy sencillo, debes seguir los siguientes pasos:

  1. Seleccionamos una de las columnas que queramos comparar.
  2. Ahora tendremos que crear una regla. Para ello, nos vamos a la pestaña Inicio, en el grupo Formato Condicional, elegimos del menú Nueva Regla.

formas fáciles comparar datos Excel

  1. Seleccionamos el tipo de regla (en Seleccionar un tipo de regla), que será Utilice una fórmula que determine las celdas para aplicar formato.
  2. Introducimos la fórmula coincidir. Lo hacemos en la casilla de Dar formato a los valores… la fórmula quedaría así: =COINCIDIR(E6; $D$6:$D$15; 0) > 0 Así:
    • E6 sería primera celda del Excel de la columna que estamos comparando.
    • &D&6: primera celda de la primera columna, con la que la comparamos.
    • &D&15: la última celda de la primera columna que se está comparando.

formas de comparar datos en Excel

  1. Formato para destacar la coincidencia. Para que veamos bien las celdas que coinciden, esto es, que estén repetidas, debemos elegir el formato. Podemos elegir relleno, borde…Con lo que más se resalta es poniendo un relleno de color, es lo que recomendamos. Así, le daremos al botón Formato y en la pestaña Relleno, elegiremos el color de fondo que deseemos. Le daremos a al botón Formato y en la pestaña Relleno, elegiremos el color de fondo que deseemos. Le daremos a Aceptar.
  2. Aplicamos la regla. Ya sólo queda darle a Aceptar en el cuadro Nueva regla de formato, de esta forma, en la segunda columna resaltaremos con un color de relleno las celdas que se repiten con la primera columna (las que coinciden).

Paso 2. Con Duplicar valores en Formato condicional. Es una forma aún más rápida. Usamos también Formato condicional para comparar dos columnas pero en este caso, no usamos ninguna función, usamos algo ya definido por Excel. Hacemos lo siguiente:

1. Le damos a Formato condicional y del menú elegimos Resaltar reglas de celdas y luego, Duplicar valores. Debemos tener las columnas que queremos comparar seleccionadas.

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2. En el cuadro que se abre Duplicar valores, tiene que está marcado Duplicar( de la lista y elegimos de la otra lista el formato que deseemos para resaltar los duplicados.

pasos para comparar datos en Excel

 

3. Le damos a Aceptar y las celdas que tengan datos duplicados aparecerán resaltadas con el relleno que hemos indicado. Si escribiéramos en alguna de las celdas vacías, un nuevo término duplicado, éste se resaltaría también como duplicado.

 

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Paso 3. Comparar datos de distintos libros. A veces puede que tengamos que comparar datos que se encuentran en distintas hojas de Excel. Lo que ahora mostramos no se trata de una fórmula o regla como hemos visto antes, sino más bien consiste en revisar nosotros mismos dos hojas de Excel de dos libros distintos, pero disponiendo los dos hojas en paralelo, podemos ir comparando los datos de una y otra. Para ver así las hojas, lo configuramos en la pestaña Vista, en el grupo Ventana, dándole al botón Ver en paralelo, de esta forma tendremos como si de una misma hoja se tratara, la visión de las dos hojas al mismo tiempo, para poder ir comparando los datos.

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Estas son algunas formas de comparar datos en Excel, aunque hay más. Ahora ya puedes comenzar a comparar los datos de tus hojas de Excel.