Cómo filtrar en Excel con macros

Cómo aplicar filtros avanzados en Excel

A la hora de trabajar con nuestros documentos de Excel, podemos filtrar los datos de muchas formas y una de ellas son las macros o VBA. El primer paso será aplicar un filtro avanzado en las columnas que vamos a filtrar con Excel, y a partir de ahí se genera un resumen con los datos que cumplen con el criterio. A estas alturas, ya sabemos en qué consiste esa operación; pero si quieres ir un paso más allá puedes automatizar la generación de esos reportes para ahorrarte todos los pasos en un futuro y cambiar los criterios solo si lo necesitas. Y ahí entran en acción las macros.

Filtrar en Excel con VBA

No hace falta ser un gran experto en programación VBA para crear nuestras propias macros y así utilizarlas para filtrar nuestros libros. Podemos recurrir a la función con la que Excel graba todo el procedimiento y genera un código VBA que repetirá automáticamente el proceso cuando el usuario lo necesite. Para ello empezamos seleccionando la hoja donde queremos que aparezcan los datos de Excel ya filtrados, y hacemos click en la ficha programador o desarrollador y luego en Grabar macro.

A continuación tendremos que aplicar los filtros avanzados de Excel: nos vamos a la hoja donde quieras ver los resultados -a ser posible diferente a la de la base de datos-, defines las celdas que se utilizarán como criterios, sigues el itinerario Datos > Avanzadas o filtro avanzado > Copiar a otro lugar, introduces el rango de lista y el rango de criterios y haces click en Copiar a, antes de seleccionar la celda donde se pegarán los datos y haces click en Aceptar para que se aplique el filtro.



Una vez hemos aplicado el filtro, hacemos click en la ficha programador o desarrollador y por último hacemos click en detener grabación. De esta forma, la macro de Excel se habrá guardado de forma automática en tu ordenador, y la próxima vez que la quieras utilizar solo tendrás que ejecutar la macro. Para ello vamos de nuevo a la ficha programador o desarrollador, hacemos click en Control de Formulario y dibujamos el botón en la hoja.

Llegados a este punto se abrirá una ventana emergente en la que aparecerán las macros que hemos generado. Basta con seleccionar la que nos interese y hacer click en Aceptar. Aquí podrás cambiar el texto del botón por el que quieras. También podemos cambiar el criterio para el filtro de forma automática solo con hacer click en el botón. Así te ahorras todo el proceso necesario para aplicar el filtro avanzado, ya que lo tienes guardado. De esta forma se aplica la macro pulsando un solo botón.

Aplicar más de un criterio a los filtros avanzados

A la hora de trabajar con los filtros avanzados podemos utilizar más de un criterio, para lo que Excel nos ofrece dos posibilidades. La primera de ellas es colocar los dos criterios en una misma columna, una opción interesante a la hora de obtener información a partir de dos criterios bien definidos. Uno de los ejemplos más comunes es obtener las ventas de dos vendedores en concreto. La otra posibilidad pasar por generar un filtro a partir de un rango de criterios. Siguiendo el mismo ejemplo, los vendedores que vendieron entre 10.000 y 20.000€ sería un buen ejemplo.

Cuando vayas a crear las tablas con los criterios, si se trata de datos exactos (nombre de los dos vendedores) se pueden poner hacia abajo, pero si el criterio no tiene condición o hay más de un criterio deben colocarse en columnas contiguas. Es muy importante que tengas esto en cuenta a la hora de aplicar los filtros avanzados, ya que de lo contrario no obtendrás el resultado esperado y la macro que se guarde no funcionará.

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