Cómo filtrar en Excel con fórmulas
Muchos usuarios de Excel se preguntan cómo pueden utilizar los filtros de Excel con fórmulas a la hora de ordenar y gestionar mejor sus datos de Excel para trabajar con ellos. No es una cuestión menor, ya que los filtros automáticos de Excel no nos permiten hacerlo y si no utilizamos las fórmulas nos veremos sujetos a las limitaciones de este tipo de filtros. Para filtrar en Excel con fórmulas hay que recurrir a los filtros avanzados, y se trata de una operación relativamente sencilla siempre que sepas cómo hacerla así que vamos a descubrirlo.
Cómo aplicar los filtros avanzados de Excel con fórmulas
Para ello, necesitarás una tabla de datos con encabezados, y en las filas superiores a la tabla hay que introducir una pequeña tabla con los mismos encabezados y los criterios que vamos a aplicar. Vaya por delante que lo ideal es aplicar varios criterios a la misma columna de Excel, ya que si vamos a aplicar un solo criterio podemos utilizar los filtros automáticos de Excel, mucho más rápidos, y nos ahorramos el trabajo de aplicar el filtro avanzado de Excel con fórmulas.
Por ejemplo, si tenemos una tabla de ventas con los encabezados vendedor, ventas, ciudad y mes, puedes crear una nueva tabla con los mismos encabezados pero dejando libres los campos vendedor y ventas y aplicando dos criterios en ciudad (por ejemplo, Barcelona y Madrid) y dos meses (enero junto a Barcelona y febrero junto a Madrid). Así, una vez hemos creado esa pequeña tabla con los diferentes criterios que vamos a filtrar nos dirigimos a la pestaña datos, donde están los filtros y buscamos los filtros avanzados.
En primer lugar, asignaremos el rango de criterio a la nueva tabla con los criterios que vamos a utilizar para filtrar en Excel (siguiendo con el ejemplo anterior, e imaginando que la nueva tabla empieza en la celda A1, el rango sería “A1:D3”, la última celda con texto). Por su parte, en el rango de lista hay que incluir el rango que ocupa la tabla sobre la que queremos aplicar estos filtros, por ejemplo A1:D15. A continuación hacemos click en Aceptar y se filtrarán los datos de la tabla, ofreciéndonos el resultado que buscábamos.
Pero la cosa no acaba aquí, ya que todavía no hemos introducido la fórmula como criterio de filtro en nuestro documento. Para ello, introduciremos la fórmula adecuada en una nueva columna en la que no haya otros datos del documento, a ser posible fuera del encabezado, ya que eso podrías generar problemas a la hora de conseguir el resultado que buscábamos. Por lo demás, el método es el mismo: vamos a Datos > Filtros > Filtros avanzados, introducimos los criterios de lista y rango -incluida la celda de la fórmula- y hacemos click en Aceptar.
Como habrás podido controlar, se trata de una operación muy fácil de realizar siempre que tengas las filas de Excel necesarias. A la hora de introducir las fórmulas no olvides utilizar el formato general de las fórmulas, con el símbolo =, la celda y el valor, por ejemplo =B6>10000 si, de vuelta al ejemplo que vimos antes, buscamos vendedores con unas ventas por encima de los 10.000€. Antes de aplicar las fórmulas o algún filtro asegúrate de que los encabezados de la tabla sobre la que se van a aplicar coinciden a la perfección con los de la tabla que has creado para introducir tus criterios de filtro.