Ejemplos de validación de datos en Excel
Muchas veces tenemos que compartir hojas de Excel con nuestros compañeros. Es lo que pasa, por ejemplo, cuando trabajamos en una oficina y entramos al mismo documento desde diferentes ordenadores. Cada uno de nosotros tiene una forma diferente de trabajar, lo que puede provocar que los mismos datos aparezcan expresados de forma diferente en un mismo libro de Excel. Por eso, tenemos herramientas como la validación de datos en Excel que nos ayudan a homogeneizar los datos que introducimos en las hojas de cálculo.
Qué es la validación de datos
La validación de datos en Excel es una función que permite predeterminar una nomenclatura común para que todos los datos tengan la misma estructura. Así, en el caso de compartir un documento en el que diferentes introducen un dato como las horas, que se puede expresar de diferentes modos, te aseguras de que todo el mundo utiliza el mismo formato, evitando errores. Si una persona rellena la celda en cuestión con un formato diferente al que hemos indicado, le aparece un aviso para que introduzca los datos siguiendo el formato establecido.
Esta función no tiene carácter retroactivo, por lo que si introducimos la validación de datos en un Excel que ya contenía algunos datos, estos se mantendrán incluso aunque no se ajusten al formato que hemos señalado. Si quieres cambiarlos para unificar la hoja, puedes aprovechar la herramienta Redondear con un círculo datos no válidos, a la que accederemos a través de Datos > Herramientas de datos > Validación de datos > Rodear con un círculo datos no válidos. Esos datos aparecerán rodeados, de forma que puedas identificarlos y modificarlos rápidamente.
Para qué se utiliza la validación de datos en Excel
Gracias a la validación de datos en Excel podemos definir esas reglas para introducir los datos en las hojas de Excel, compartidas o no. Puede afectar a formatos de fecha, hora, números, cadenas de texto… Para activarla, vamos a Validación de datos dentro de la pestaña Datos de Excel y hacemos click en configuración. Entonces podemos introducir las características que deben cumplir los datos que se introduzcan, pero si aparece el texto “cualquier valor” significa que no hay validación de datos y aparece el estado definido por defecto para todo el documento.
Cuando utilizamos la validación número entero evitamos la aparición de decimales. Puede ser útil, por ejemplo, en columnas como “edad” o “días”. La alternativa a este criterio de valoración de datos sería número decimal, donde podemos establecer cuántos decimales queremos que aparezcan como máximo. Por ejemplo, si aplicamos este criterio a la columna “precio” parece lógico que lo limitemos a dos decimales.
Otros ejemplos de criterios de validación de datos en Excel de los que ya hemos hablado son los de fechas y hora. Con las fechas no solo podemos establecer un formato, también limitar las fechas que se introducen en el documento a un periodo concreto, y con las horas podemos hacer lo mismo. Así, si la empresa abre de 9:00 a 19:00, podemos registrar las actividades que se hacen en ese horario. A la hora de introducir cadenas de texto, podemos limitarlas a un número determinada de caracteres; y también tenemos la opción -algo compleja- de personalizar la validación en Excel.
Pero de todos los criterios de validación en Excel, probablemente el más destacado sea “lista”, las listas desplegables en Excel nos permite mostrar una serie de valores cuando entramos en una celda de modo que la persona encargada de completarla solo tendrá que seleccionar el valor adecuado. Es una forma más de evitar fallos de mecanografía, y se puede emplear en la preparación de listas enlazadas en Excel combinada con el uso de la función indirecto en Excel.