Controla el cobro de facturas con Excel

El flujo de caja de una empresa depende principalmente de cobrar las facturas a tiempo, si un cliente se retrasa en el pago nuestras financias pueden peligrar. Para controlar los cobros y asegurarnos que el dinero llega a tiempo es necesario crear un sistema de cobros eficaz.

Excel es una gran herramienta de trabajo que nos permite gestionar todos los aspectos financieros de la empresa. Existen diferentes plantillas para emitir facturas, controlar los gastos o realizar presupuestos comerciales. Todas estas plantillas empresariales de Excel impulsarán nuestro negocio gracias a la optimización de recursos.

Cómo gestionar el cobro de facturas con Excel

Hacer un buen seguimiento de las facturas emitidas es esencial para cobrar a tiempo. Si no queremos tener facturas impagadas que hagan peligrar el flujo de caja de la empresa, te recomendamos que elabores con Excel un documento de seguimiento de cobro.

El primer paso para controlar la facturación con Excel es detallar todas las facturas emitidas por la empresa en un mismo documento y aplicar diferentes funciones y fórmulas de Excel.

Para realizar el seguimiento de las deudas y conocer la fecha de vencimientos de pagos podemos usar diferentes métodos con Excel:

• BBDD estado de las facturas. Generar un base de datos de todas las facturas emitidas e indicar la fecha de vencimiento de las mismas.
• Hoja de Excel para seguimiento de los cobros. Se trata de una Base de Datos de todas las facturas emitidas más el seguimiento al cliente. Se anotará las posibles respuestas que recibimos del cliente.
• Plantilla de Excel para hacer facturas. Podemos usar una plantilla de Excel premium para generar y registrar facturas que disponga de hojas de Excel para realizar el control y seguimiento de los cobros. Esta plantilla incluye un dashboard de Excel para controlar los cobros por mes y año.

Existe gran variedad de plantillas de Excel, tendremos que escoger aquella que se ajuste a lo que estamos buscando. Si preferimos crear la plantilla de seguimiento de cobros desde cero, tenemos que tener en cuenta estas consideraciones.

1. Creamos una plantilla de BBDD con Excel con todos los datos de facturación.
2. Las columnas de Excel indicarán: Número de la factura, tipo de factura, fecha de emisión, fecha de vencimiento, condición de pago, base imposible, IVA,
3. Además, se añadirá la columna de reclamo del pago. Las celdas de esta columna se colorearán cuando haya vencido el plazo, así sabremos que debemos reclamar la factura.
4. Para crear esta advertencia de reclamo del pago utilizaremos el formato condicional de Excel, de este modo si cumple la condición la celda cambiará de color.
5. En la siguiente celda anotaremos los comentarios recibidos por el cliente y aplicaremos un control de reclamo hasta que hagan efectivo el pago.

Siguiendo estos pasos podremos elaborar un sistema de control de cobros con Excel útil, profesional y eficaz.