Consejos para sumar las horas de un calendario de turnos en Excel

Claves para hacer turnos de trabajo con Excel

Una de las tareas de la gestión de Recursos Humanos con Excel es organizar los diferentes turnos de tus trabajadores hay que tener en cuenta una serie de factores, empezando por el total de horas trabajadas. Cada empleado tendrá en su contrato un número de horas al mes o a la semana que hay que respetar, y no siempre es fácil cuadrar esas horas con los horarios del negocio o incluso con la disponibilidad de cada turno. Una vez más, Excel nos da la solución y en esta ocasión la encontraremos gracias a las plantillas para hacer de turnos de Excel.

Cómo crear un cuadrante de turnos de trabajo

En primer lugar, tendrás que decidir qué patrón utilizarás para establecer los turnos, que pueden ser semanales, quincenales o mensuales. También tendrás que decidir cómo equilibrar los intereses de la empresa con los de tus trabajadores, ya que por razones de cualquier tipo un trabajador puede tener preferencia por un tipo de turnos de trabajo que por otro. Habitualmente se utiliza la antigüedad: los más veteranos tienen preferencia a la hora de elegir turno, los recién llegados tienen turnos rotativos y menos facilidad para elegir turnos.

Más allá de trabajar las horas estipuladas en su contrato, hay que tener en cuenta aspectos como el trabajo en fines de semana o en turnos nocturnos. También será necesario valorar el hecho de que a medida que un trabajador gane experiencia habrá que darle privilegios a la hora de elegir turnos de trabajo para evitar su descontento. Una vez resueltas todas estas cuestiones previas podemos pasar a la plantilla generadora de turnos de Excel, donde plasmaremos en un horario los diferentes turnos de nuestros trabajadores.

Plantilla de Excel para hacer turnos de trabajo

Para ello abrimos la plantilla empresarial de Excel y nos encontramos con un documento donde aparecen las diferentes horas del día y el nombre de nuestros trabajadores. Lo único que tendrás que hacer será rellenar la plantilla, indicando la hora de entrada y salida de cada trabajador o el cargo que ostenta en cada hora. Excel sumará automáticamente las horas de trabajo de ese día gracias a las funciones que vienen incorporadas en las fórmulas, y tú solo tendrás que preocuparte de que las horas que trabaje se ajusten a lo que dice su contrato.



Cuando una celda de Excel queda en blanco las horas correspondientes a esa celda no se suman, lo que nos ayuda a gestionar cuestiones como los descansos. De otra forma después de sumar las horas habría que restar la hora de descanso, pero existen muchas plantillas para crear turnos de trabajo tendremos que ver las funcionalidades de cada una de ellas.

Piensa que tienes más de 20 modelos de plantillas de RRHH diferente para crear el cuadrante de trabajo con Excel según las necesidades de tu empresa en cada momento, y aún así puedes editar las plantillas hasta conseguir la que más se ajuste a los turnos de tu empresa. Utilizarlas es realmente sencillo, ya que basta con introducir los datos de cada trabajador y el propio Excel es el que se encarga de sumar las horas de forma que también podemos tener en cuenta las horas extra. Para crear turnos de trabajo específicos se recomienda usar una plantilla de Excel para crear turnos 100% personalizables, así te aseguras que se cumpla todos los supuestos de tu negocio.

Gracias a las plantillas de generador de turnos puedes gestionar perfectamente los diferentes turnos de trabajo de tu empresa, y seguro que tus trabajadores agradecen conocer con antelación qué turno tienen cada semana para facilitar la conciliación de su vida profesional y personal. En todo momento tendrás controladas las horas trabajadas por tus empleados, y sabrás si hay alguien que hace más horas de las que debería, si necesitas actualizar los horarios para que se ajusten mejor a cada trabajador, etc.

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