Cómo ordenar los datos alfanuméricos en Excel

Ordenar datos de manera alfanumerica

Tener los datos de nuestros documentos de Excel bien ordenados es una condición imprescindible para poder trabajar bien con ellos. Sin embargo muchas veces los datos de Excel nos aparecen de forma algo caótica, por lo que antes de empezar a trabajar con ellos habrá que ordenarlos si queremos sacar el máximo partido a nuestro tiempo y no perderlo en busca de esos datos que no sabemos dónde están. A continuación vamos a descubrir cómo ordenar datos alfanumércios en Excel.

Valores alfanuméricos en Excel

Antes de nada, hay que destacar que Excel entiende por valores alfanuméricos los números del 0 al 9 y las letras de la A a la Z (salvo la Ñ y la Ç), pero también una serie de caracteres especiales. Tener esto claro es muy importante, ya que Excel ordena los caracteres siguiendo el orden números- caracteres especiales-letras. Así, después del 9 viene el espacio y los caracteres especiales por este orden: ! " # $ % & ( ) * , . / : ; ? @ [ \ ] ^ _ ` { | } ~ + < = > Después del carácter > ya vienen las 26 letras.

Otro dato que debemos tener en cuenta es que ni los guiones (-) ni los apóstrofes (') deberían tener ninguna importancia a la hora de ordenar los datos alfanuméricos en Excel. El programa los ignora por defecto, a no ser que la única diferencia entre dos frases esté precisamente en el guión. Solo en ese caso se tendrá en cuenta su presencia, relegando la frase con el guión detrás de la misma frase sin el guión.

Llegados a este punto hay que destacar que, si ordenamos los datos automáticamente, Excel seguirá estos criterios alfanuméricos. El problema está en que ordena por caracteres, de izquierda a derecha, de forma que, si por ejemplo estuviésemos ordenando fechas, 10 de mayo de 2000 nos aparecería antes que 20 de mayo de 1999. En medio podría aparecer el 17 de abril de 1999, lo que haría todavía más compleja la situación, impidiéndonos trabajar correctamente con nuestro Excel.

Ordenar datos alfanuméricos en Excel

Por desgracia, no existe un método incorporado a Excel que nos permita ordenar los datos de la forma que nos interesa así que tendremos que crear dos columnas auxiliares con las que poder ordenar los datos de forma coherente. Podemos bautizarlas como Aux1 y Aux2, y sigueindo con el ejemplo que veíamos antes en Aux 1 iría el número de día y el mes y en la columna Aux2 pondríamos el año.



A continuación hay que aplicar unas fórmulas. En el caso de Aux1, siempre que esté en la columna de Excel B, habría que aplicar la fórmula
=IZQUIERDA(A2,LARGO(A2)-(LARGO(A2)-ENCONTRAR("*",SUSTITUIR(A2," ","*",LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2," ","")))))); mientras que para Aux2, partiendo de la premisa que esté en la columna C, utilizaríamos la fórmula =VALOR(DERECHA(A2,LARGO(A2)-ENCONTRAR("*",SUSTITUIR(A2," ","*",LARGO(A2)-LARGO(SUSTITUIR(A2," ","")))))).

A esta última le aplicaremos la función VALOR, de forma que Excel ordene los números como números y no como texto. Por último, ordenaremos la tabla utilizando los datos de la columna Aux1 como primer criterio y los de Aux2 como segundo criterio, y el resultado debería ser que por fin nuestros valores alfanuméricos aparecerán ordenados de forma coherente.

También podemos ordenar las hojas de Excel de manera alfabéticamente.

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