Cuando se organiza la información en una tabla de datos es de vital importancia conocer los procedimientos para ordenar datos en Excel, tanto a través de los menú y barras de herramientas como usando los llamados atajo de Excel.
Para concretar el orden alfabético puedes hacerlo usando el ratón directamente, a través del menú de INICIO y utilizando la opción de filtrar en Excel. La primera opción es la de sombrear los datos que se organizarán y pulsar el botón derecho del ratón donde aparecerá la opción para ordenar de A a Z o de Z a A. Selecciona según tus necesidades y estará listo el proceso. Observa la tabla original, el procedimiento y la tabla resultante:
Si decides usar la opción ORDENAR del menú DATOS, al seleccionar esta opción se abrirá un cuadro de diálogo en el que definirás cuál es la columna de Excel que se ordenará, si tomará en cuenta los valores, el color de la celda o el color de la fuente además de seleccionar si se ordenará en forma creciente o decreciente. Haz clic en ACEPTAR y estará listo el proceso.
Si vas a usar el filtro para ordenar datos en Excel, selecciona del menú DATOS la opción ORDENAR Y FOLTRAR, allí verás aparecer un recuadro con flecha en la esquina inferior derecha de la celda del encabezado de la columna que vas a ordenar (sombrea previamente la columna de tu interés). Al pulsar la flecha del recuadro blanco se desplegará un submenú en el que aparecen las opciones de ordenar de A a Z y de Z a A. Estos tres procedimientos pueden ser usados indistintamente para ordenar datos en Excel.
Comando rápido para ordenar datos en Excel
Para el programa de Excel se establecieron desde sus inicios una serie de comando que representan maneras más inmediatas para resolver acciones que se pueden llevar a cabo con las herramientas de los distintos menús del software. Cuando se trata de ordenar datos en Excel las opciones son variadas; cada uno de estos comandos se denomina atajo de Excel y para cada tarea existen varios de ellos. En el caso de los procedimientos de ordenar y filtrar están los siguientes métodos abreviados de teclado para resolver:
| Para realizar esta acción | Presione |
| Abrir el menú desplegable Filtro automático desde un encabezado de columna | Alt+flecha abajo |
| Ordenar de menor a mayor o de A a Z | ALT + A, S + A o Alt + flecha abajo, S |
| Ordenar de mayor a menor o de Z a A | ALT + A, S + D o Alt + flecha abajo, O |
| Volver a aplicar una ordenación después de cambiar los datos | Ctrl+Alt+L (o Alt+D, V+O) |
| Filtrar por color | Alt + flecha abajo, puedo |
| Filtrar por número o texto | Alt + flecha abajo, F |
El uso de un atajo de Excel con regularidad te permitirá acelerar el proceso de diseño y organización de datos en la hoja para poder dedicarte al análisis de la información.