Cómo llevar las cuentas de mi pequeña empresa con Excel

contabilidad pequeña empresa

Para llevar las cuentas de nuestra pequeña empresa o negocio no es necesario contar con un programa de gestión, ni poseer altos conocimientos informáticos. Excel y sus plantillas nos lo ponen muy fácil para llevar las cuentas de nuestra empresa y, así, podemos crear un sistema contable con Excel.

¿Qué datos económicos de nuestra empresa podemos llevar a través de Excel?

A través de las hojas de Excel, podemos llevar un control de nuestras ventas, gastos e ingresos, o la gestión del stock, entre otros.  Aplicando funciones de Excel o realizando consultas podremos conocer el desarrollo de nuestra actividad, cómo se encuentran nuestras cuentas, si estamos teniendo demasiados gasto, si nuestros ingresos han aumentado en este año...Todo esto es fundamental para los empresarios en la toma de decisiones.

Aunque existe una gran variedad de programas de contabilidad para pymes, siempre podemos diseñar nosotros mismos nuestras propias hojas de cálculo para llevar la cuentas de nuestra empresa. Pero si no sabemos cómo hacerlo y tenemos poca idea, lo más cómodo es ayudarnos de alguna plantilla empresarial de Excel, que además, nos ahorrará mucho tiempo, sólo tendremos que adaptarlas a nuestras necesidades y las  características propias de nuestra pequeña empresa.

 



Excel además, nos permite representar los datos de las hojas mediante gráficos, esto nos dará una visión más clara de lo que está ocurriendo en nuestra empresa en lo referente a la actividad económica.

  • Gastos e ingresos: es decir, cuánto dinero entra y cuánto sale en nuestra empresa.  Recoger los ingresos y gastos en una tabla por cada mes y año,  nos permitirá obtener un resumen de del ahorro  por mes y año. Las plantillas de Excel para gastos e ingresos empresariales son la solución ideal para controlar el flujo de caja y saber la liquidez del negocio.
  • Contabilidad. Relacionado con el control de gastos e ingresos de la empresa está la contabilidad. Existen diferentes libros contables que todo empresario debe llevar al día, podemos usar Excel para registrar los asientos contables, actualizar el libro diario y así conocer el balance general del negocio. Las plantillas de Excel están preparadas para introducir la información y obtener lo que estamos buscando, sin necesidad de ser expertos en la materia.
  • Ventas: se pueden recoger en un Excel los artículos que se venden por días, mes,...esto nos permitirá tener una visión de la evolución de las ventas por períodos. La gestión comercial con Excel nos permite relacionar las ventas con las entradas de artículos que nos permitirá conocer si nuestro stock es suficiente o no.

Plantillas de administración y contabilidad en Excel

¿Cómo nos ayudan las plantillas de Excel a controlar los ingresos y gastos?

Hoy queremos centrarnos en las plantillas para ingresos y gastos. El disponer de una plantilla que nos haga esto, como ya hemos dicho, nos va a ahorrar mucho tiempo, nos limitaremos a introducir los datos (lo que entra y sale) y a realizar consultas.  Puedes descargarte una plantilla para controlar los gastos de tu empresa, la cual nos permitirá:

  • Tener recogidos  todos los ingresos y gastos de nuestra empresa por fecha e identificados con una descripción.
  • Realizar consultas de los ingresos o gastos así como la diferencia entre ellos por el mes y año que le indiquemos a Excel.
  • Tener un resumen por año de los ingresos y gastos que se han ido produciendo en nuestra empresa.
  • Y lo más importante, conocer el ahorro que se ha producido por cada año que consultemos. Excel calculará automáticamente la diferencia entre ingresos y gastos para sacar el ahorro anual.
  • Las plantillas de contabilidad de Excel permiten registrar los asientos contables de cada movimiento que realiza la empresa, actualizando los libros contables: libro diario, libro mayor, balance de situación, cuenta de pérdidas y ganancias...

Conociendo nuestros gastos, qué tipo de gastos son los más costosos, así como el ahorro de nuestra empresa (que puede ser positivo o negativo), podremos tomar decisiones acertadas en relación a nuestra actividad empresarial para modificar estos datos si es necesario.

Por ejemplo, si nuestro ahorro en un mes o año es negativo, sabemos que tenemos que modificar algo para ser más rentables,  tendremos que reducir los gastos de nuestra empresa  y/o conseguir aumentar los ingresos. Si sabemos cuáles son nuestros gastos y donde más gastamos, sabemos que debemos intentar bajar éstos.

Como vemos,  no hace falta poseer grandes conocimientos informáticos, ni de Excel, para llevar de forma fácil la facturación con Excel y contabilidad de nuestra pequeña empresa. Además, las plantillas harán casi el trabajo por nosotros. Sólo tendremos que introducir los datos de nuestra empresa y actividad (ingresos /gastos)  y realizar  las consultas para conocer lo que nos interese.

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