6 claves para hacer informes de ventas periódicos con Excel

Un informe de ventas no es solo una compilación de números, de datos y volúmenes de ventas que tenemos en una hoja de Excel guardado en nuestro ordenador y que consultamos de vez en cuando. Un buen informe de ventas debe servir para reflejar lo que se ha vendido, pero también para saber qué área ha captado más clientes y ofrecer datos a todos los usuarios y niveles de nuestro negocio.

Conceptos básicos para realizar informes de venta con plantillas de Excel

A continuación vamos a ver los 6 requisitos imprescindibles a la hora de hacer informes de ventas periódicos con Excel.

1. La plantilla de ventas

Sin lugar a dudas, lo primero que necesitas es una buena plantilla de ventas que te sirva para hacer tus informes semanales, mensuales, etc. Una plantilla de Excel en la que puedas actualizar los datos a diario y que nos ofrezca los resultados según la periodicidad demandada. Por suerte, no nos costará nada dar con una plantilla que se ajuste a esas necesidades y que nos permita seguir el nivel de ventas de nuestro negocio.

2. Capacidad para comprender el negocio

Una de las claves para generar buenos informes de ventas en la gestión comercial con Excel es la capacidad para comprender el negocio en el que estamos. Es imprescindible conocer los planes de crecimiento, el posicionamiento de la oferta y ser capaces de trasladar todos esos datos a la información de ventas. Esto significa ir por delante de la analítica tradicional, pero Excel nos ayuda a ello. De esta forma creamos un valor de nuestra empresa que en todo momento se puede controlar, revisar o consolidar.

3. La automatización

Más que una clave, hablamos de una necesidad en nuestro informe de ventas. Si tenemos nuestro informe de ventas periódico automatizado se actualizará de forma constante. En cualquier momento podrás añadir modificaciones y que estas se trasladen a todas las celdas de Excel del informe de ventas, sin importar donde estás. Esta automatización no hará que tengamos que esperar a que acabe la semana o el mes para conocer el resultado definitivo, sino que lo conoceremos al momento y podremos actuar en consecuencia a la hora de tomas las decisiones necesarias para el negocio.

4. La fecha

Aunque sea el cuarto punto que tratamos, es imprescindible que tengas una columna con la fecha. Ten en cuenta que hablamos de informes periódicos, así que necesitaremos una tabla dinámica con la columna de fecha en que se ha producido la venta. Solo así podrás conseguir tu informe de ventas diario, semanal, mensual, anual… Lógicamente, cualquier plantilla de ventas incluye la columna en la que pondremos las fechas; pero prestar atención a este detalle es de vital importancia si quieres que el informe salga bien.

5. Informe de ventas semanal

Quizá la semana sea el periodo perfecto para hacer nuestros informes de ventas. Nos permite ver unos resultados más reales y significativos que si lo hacemos diario, y mucho antes que un informe mensual. Entre los elementos que no pueden faltar en un informe de ventas semanal están el volumen de ventas a través de cada canal, los ingresos cerrados por cada trabajador o la relación oportunidad-ganancia de cada empleado, además de los encuentros o reuniones -físicas o virtuales- que puedan mantener los trabajadores con clientes.

6. Informe de ventas mensual

Aunque no sea tan inmediato como el semanal, con una plantilla de ventas mensual te harás una idea más a largo plazo del desempeño de los trabajadores y del nivel de ventas de la empresa. Más allá del volumen de ventas alcanzado en esos 30 días hay que incluir el número de ventas, la cifra de clientes en las diferentes etapas, la ratio promedio de conversión, el tiempo medio en que cada cliente pasar por el embudo, etc. De esta forma podrás tomar las medidas necesarias en beneficio de tu empresa.

Plantilla de Excel para pipeline o embudo de ventas