Gestiona y controla tus gastos de representación con Excel
Cuando salimos a trabajar fuera de la oficina generamos una serie de gastos de representación que tenemos que gestionar correctamente. No importa si estás en el lado de los responsables financieros de la empresa o en el de los trabajadores que generan esos gastos, hay que gestionarlos bien. Por sus características, Excel es el programa ideal para la gestión de los gastos de representación, así que vamos a ver cómo los podemos controlar paso a paso.
¿Cuáles son los gastos de representación?
A la hora de gestionar estos gastos conviene diferenciar gastos de representación y gastos de viaje, dos conceptos parecidos pero diferentes. Los gastos de representación son aquellos que se producen en representación de la empresa ante clientes y proveedores, mientras que los gastos de viaje son los relacionados con el desarrollo de la acción comercial. Así, cuando un trabajador se desplaza a otra ciudad hablamos de gastos de viaje o desplazamiento, que incluyen el transporte, el hotel o la manutención del trabajador.
En cambio, los gastos de representación están dirigidos a que el trabajador refuerce la imagen de la empresa ante esos clientes o proveedores. Aquí se incluirían los gastos que se generan en la reunión con un cliente, los regalos de empresa, cuando invitamos al cliente o proveedor a comer, el lote navideño que enviamos a clientes o proveedores en diciembre o cualquier otro regalo en especia que les podamos ofrecer (entradas al fútbol, cine, sesiones de balneario). También se entiende como gasto de representación el pago de la estancia en un hotel a los clientes, las inscripciones de trabajadores en cursos, conferencias, etc.
Cómo gestionar los gastos de representación en Excel
Una de las razones por las que es importante gestionar los gastos de representación es porque nos podemos aprovechar de sus deducciones fiscales. De hecho, la legislación actual indica que el total anual destinado a gastos de representación deducibles no puede superar el 1% del importe neto de la cifra de negocios en ese ejercicio. Así, este 1% es una cifra que deberíamos tener siempre presente en la gestión de los gastos de representación corporativos en Excel.
En primer lugar, habrá que crear una hoja de Excel en la que anotemos todos los gastos de representación de la empresa. Para un control más eficiente, puedes dividirlos en varias categorías (entradas de fútbol, comidas, regalos, pagos de hoteles, etc.), y así sabrás mejor en qué se invierte el dinero gastado en representación de la empresa. Utilizando la función =SUMA de Excel será muy fácil calcular el total, tanto para cada categoría como en general.
También puedes crear un gráfico para comparar los gastos, hacer los cálculos mes a mes para analizar la evolución de los gastos de representación y así poder gestionar mejor tu presupuesto, etc. Decíamos antes que podemos deducir estos gastos, para lo que antes tendremos que calcular el tope a deducir. En una celda del Excel hay que anotar la cifra total de negocio para el ejercicio del año en cuestión, y a continuación calculamos el 1%. Lo más fácil es multiplicar el valor de la celda por 0,01, por ejemplo B2*0,01, y obtendremos el máximo a deducir.
Si el tope a deducir es superior a la cantidad deducible por gastos de representación en el IRPF no pasa nada, pero si se supera esa barrera solo podremos deducirnos esa cifra. Como ves, la gestión de los gastos de representación en Excel es muy simple, y tiene una doble ventaja: por una parte, nos ayudan a mejorar la imagen de nuestra empresa hacia clientes y proveedores; por otra parte, supone una deducción fiscal que puede ser muy interesante para las arcas corporativas al final de ejercicio.
Plantilla de Excel para calcular el IRPF