3 tipos de datos que pueden utilizarse en Microsoft Excel

Como bien sabrás, el software de cálculos, Microsoft Excel, permite trabajar con diferentes tipos de datos. Por lo general, cuando se introduce un dato en una celda de Excel se interpreta el tipo de dato para aplicarle el formato correcto, aunque esto no es siempre así, es por ello que es importante que sepas cómo hacer que cada dato se corresponda con su tipo correcto.

Los libros de Excel están formados por hojas, cada una de ellas alberga más de 17 mil millones de celdas, y cada una de esas celdas se encargan de almacenar datos. No obstante, aunque parezca algo básico, en Excel solo puedes utilizar: valores numéricos, texto y fórmulas.

Los valores numéricos en Excel

Los valores numéricos son básicos en Excel, estos son datos que representan cantidades, porcentajes, montos… Y cuando se introducen en las celdas, se alinean, de forma predeterminada, a la derecha.

Este tipo de dato de Excel puede tener un formato especial, es decir, se puede desplegar el valor de diferentes maneras. Por ejemplo, el valor “23” puede representarse también como “23,00” o “23$”.

Sobre estos datos, es importante distinguir entre el valor de una celda y el valor desplegado por celda. En el ejemplo anterior, los datos tienen el mismo valor pero son desplegados de forma diferente debido al formato aplicado, el cual modifica la apariencia pero no el valor.

La fecha y la hora

Debes saber que las fechas en Excel se consideran números, y pueden desplegarse de diferentes maneras. Una buena manera de conocer el valor numérico de una fecha es cambiando el formato de la celda a formato general, de esta manera Excel mostrará el código asociado a esta fecha. La forma que tiene Excel de calcular este número es obteniendo la cantidad de días transcurridos a partir del 1 de enero de 1900. Manejar las fechas como valores numéricos hace que los cálculos entre fechas sean mucho más sencillos.

Es por ello, que las fechas no se tratan en sí mismas de un tipo de datos en Excel, sino que pertenecen al tipo de datos numérico.

Observaciones a tener en cuenta a la hora de trabajar con valores numéricos en Excel

Al introducir números, debes tener en cuenta lo siguiente:

• El programa admite caracteres del 1 al 9, comas decimales y separadores de miles.
• Al utilizar el punto del teclado numérico se entenderá como coma decimal.
• El punto del teclado alfanumérico se entiende como separador de miles.
• Se pueden agregar símbolos de moneda.
• Si se utilizan símbolos como +, -, * o /, se entiende que se trata de un cálculo si el primer caracter introducido en la celda es un “=” o un “+”.
• Un número seguido de “%” se entiende como porcentaje. Cuando se introduce, Excel divide su valor entre 100.
• Si se introducen fracciones como 1/4, se debe escribir primero un cero para que no se confunda con una fecha.
• Si un número no cabe en su celda, se pasa automáticamente a anotación científica.

El texto en Excel

Este es otro tipo de dato en Excel, y que se encuentra de forma muy común en las hojas de cálculo, puesto que se utiliza para indicar los diversos tipos de datos como nombres o códigos, se trata de algo que debemos utilizar para otorgar de significado e identificar a los valores numéricos de la hoja.

¿Qué se entiende por texto en Excel? Aquellas cadenas formadas por carácteres alfanuméricos y/o símbolos. Este tipo de dato se alineará, de forma automática, a la izquierda, por lo que se puede identificar con facilidad.

Al igual que sucede con los valores, si antes de escribir el texto introducimos “=”, Excel entenderá que se trata de una fórmula. Si quieres que sea considerado como parte del texto, debes introducir un apóstrofe (‘) antes del texto.

Las fórmulas en Excel

Además de los valores numéricos y el texto, existe un último tipo de dato en Excel, las fórmulas. Estas se tratan de un conjunto de instrucciones que manipulan los valores numéricos o de texto y devuelven un resultado. Estas realizan cálculos u operaciones para devolver estos resultados.

Todas las fórmulas de Excel empiezan con el signo “=”, y suelen utilizar los siguientes operadores aritméticos:

• Paréntesis: ()
• Exponentes: **
• Multiplicación.
• División: /
• Suma: +
• Resta: –