Los 5 mejores programas para asesorías y despachos
Existen numerosas gestiones y procesos diarios que se deben realizar en el mundo empresarial. En el día a día, se deben tomar una serie de decisiones que pueden influir directamente en el futuro del negocio. Todo ello sin descuidar las gestiones diarias que implica tener una empresa.
No obstante, para liderar una compañía, no es necesario contar con una titulación específica o tener estudios previos. Es un factor que ayuda, pero cualquier persona puede emprender y montar su propia empresa. Este aspecto cambia cuando hablamos de asesorías y despachos. Si bien no es necesaria tener una titulación ni conocimientos particulares para iniciar el negocio, sí que lo es para ejercer la actividad.
Se trata, por tanto, de una actividad ya de por sí compleja y que cuenta con una mayor responsabilidad. Sin embargo, podemos encontrar varios programas que pueden ayudar a mejorar la gestión de una asesoría.
Para ello, hemos seleccionado 5 herramientas que serán muy útiles para automatizar una serie de gestiones y procesos dentro de la compañía. ¡Apunta!
5 softwares que te ayudarán con la gestión de tu despacho o asesoría
Repasamos los programas que te ayudarán a gestionar una asesoría o despacho de forma exitosa:
1. HubSpot
Empezar por HubSpot no es para nada una decisión casual. A menudo, se asocia a este programa con tareas de automatización y conceptos relacionados con el marketing. Y, aunque es una herramienta de marketing muy completa, también ofrece opciones relacionadas con las ventas y los clientes.
Concretamente, las ventas y el marketing son las piezas que forman parte del denominado “embudo de ventas”. Este embudo hace referencia al proceso por el cual un lead pasa de ser un primer contacto a convertirse en cliente.
Con HubSpot, sin embargo, el proceso es más parecido al concepto de flywheel o rueda. En él, los clientes están en el centro de todo el proceso y son quienes tienen el papel protagonista.
Su software de ventas permite calificar y ordenar los leads en base a su relevancia, interés comercial y posibilidad de compra. Gran parte de esto lo realiza el software de forma automática, partiendo de los datos que tenemos y en su inteligencia artificial. De este modo, no solo nos ayuda a organizarnos, sino también a tomar decisiones.
El CRM gratuito en español de HubSpot nos ayuda a mantener el orden, categorizar y almacenar de forma ordenada todos los datos que los clientes nos proporcionan junto con aquellos que hemos recabado nosotros mismos. De esta forma, podremos apoyarnos en estos datos y podremos brindar un servicio al cliente de calidad.
Finalmente, podremos generar una estrategia de marketing especializada y automática para atraer nuevos leads o clientes. También es importante destacar que, en las asesorías, el cuidado y la atracción de clientes es clave y suele descuidarse.
2. Holded
Holded es el programa de gestión y facturación más completo y cómodo que podremos encontrar en el mercado. Al igual que HubSpot, no se trata de un programa para asesorías específicamente. Este programa, al no ser dirigido exclusivamente a este ámbito, puede aportar elementos nuevos que desconocemos o no sabíamos que podíamos aplicar.
Holded es un ERP, un programa que actúa como un planificador de recursos empresariales. Es decir, es un software que nos permite gestionar globalmente todos los procesos y necesidades administrativas de nuestra asesoría.
Podemos facturar y realizar presupuestos, realizar la conciliación bancaria, gestionar las existencias, así como las compras y ventas. Su base de datos está centralizada, de modo que cualquier modificación hecha en un departamento, se verá reflejada en los demás. Sin embargo, cada departamento sigue manteniendo su independencia.
De este modo, mejoramos notablemente la eficacia de nuestro despacho. La información se actualiza automáticamente y podemos estar siempre al día de lo que pasa en el conjunto de la empresa.
Además, funciona 100% en la nube. Esto quiere decir que podemos utilizarlo en cualquier momento y desde cualquier dispositivo. Las información y los datos no están almacenados en un disco duro localizado en un lugar específico. Holded, por tanto, ayuda a mejorar la productividad y a hacer que nuestra asesoría de un paso más allá en sus procesos internos.
3. Klippa
La gestión documental es un problema para todas las asesorías. Para poder trabajar de manera normal, es necesario disponer de muchos documentos y archivos de distinta índole que terminan siendo almacenados de manera incorrecta. Con ello, se corre el riesgo de que sufran daños.
No siempre se puede disponer de un despacho grande, con suficiente lugar de almacenamiento y que todos los documentos estén archivados de forma eficiente. Esto hace que las gestiones y los procesos se ralenticen y que no siempre encontremos el papel que nos hace falta.
La mejor manera de solucionar esta problemática en el mundo digital es con la tecnología de reconocimiento OCR. Es un programa de reconocimiento óptico de caracteres que permite digitalizar los documentos.
Una de las opciones es Klippa y, en pocos minutos, escanea e individualiza todos los caracteres en el documento. Una vez hecho, reconoce el idioma y a cuál corresponde cada uno. En caso de resultados poco claros, su IA se encarga de contextualizarlos y ver cual es la opción que mejor puede encajar.
Todo se realiza de forma automática una vez que hemos adjuntado el documento. Lo positivo es que no se trata de una imagen escaneada, sino que es un documento 100% online, como si se hubiese creado en ese mismo ordenador. A la hora de archivarlos y posteriormente buscarlos, el sistema podrá reconocer todo el texto y así optimizar los resultados.
4. Dropbox
Dropbox es un programa cuyos principales beneficios son dos aspectos que ya hemos mencionado previamente: trabajar en la nube y almacenar archivos. En definitiva, Dropbox es un programa que se encarga de subir a la nube cualquier documento. Se encarga de darnos el espacio y las herramientas para poder sacarle el máximo partido a todo el espacio que tenemos disponible para almacenar.
La seguridad es justamente otro de sus puntos fuertes. Dispone de protocolos de cifrado que hacen que la conexión sea siempre privada y no haya interferencias entre el emisor y el servidor. Además, todos los archivos están encriptados y podemos acceder a ellos solamente a través de nuestras claves de acceso.
Esto no quiere decir, sin embargo, que no podamos compartir los archivos en pocos segundos con quien queramos, simplemente a través de un enlace. De esta manera, podemos elegir qué contenido compartir y de qué manera, pero solo y exclusivamente será aquel que hayamos previamente autorizado.
En pocas palabras, Dropxbox nos permite ahorrar espacio físico y no renunciar al orden ni al sistema de archivo que utilicemos. Además, en caso de que necesitemos más espacio, podremos encontrarlo fácilmente en pocos segundos. Definitivamente, hará que nuestro despacho sea más ágil, moderno y organizado.
5. Factorial HR
Un aspecto que no podemos descuidar en nuestro despacho son los recursos humanos. Ya sea una pequeña empresa de 10 trabajadores o una gran asesoría con más de 100 empleados, necesitaremos una manera de gestionar todas las tareas inherentes en este aspecto.
Factorial es un software muy completo y sencillo de utilizar, que nos permitirá simplificar muchas gestiones diarias. La simplicidad es, de hecho, el secreto de su éxito. Con Factorial, cada trabajador tiene acceso a su área personal. En ella, encontrará todos sus datos e información relevante, circulares, recordatorios y la opción de realizar consultas.
Además, también permite solicitar vacaciones, gestionar bajas, firmar documentos o gestionar el horario de la semana. Todo esto sin necesidad de acudir al responsable o perder tiempo de trabajo. Con Factorial HR, podremos ser más eficaces en las gestiones internas de la empresa y en los recursos humanos.
Sin duda, con todas estas herramientas, gestionar un despacho o asesoría será mucho más fácil, ágil y rápido.