Pasos para hacer la matriz de Covey en Excel

Una buena gestión y control del tiempo es algo indispensable para mejorar nuestra productividad, tanto en el ámbito laboral como en el privado. Ser capaces de organizarnos nos permitirá disfrutar de más tiempo libre, completar todas nuestras tareas con éxito y, sobre todo, reducir nuestro nivel de estrés. Para organizarnos mejor tenemos varias herramientas, y a continuación vamos a conocer una de las más interesantes, la matriz de Covey, que si la utilizamos bien nos ayudará a aumentar nuestra efectividad de la mano de Excel.

Qué es la matriz de Covey

Stephen Covey es un autor especializado en efectividad, y en uno de sus libros presentó esta matriz que tenía dos dimensiones, la de la importancia y la de la urgencia. Así, cualquier cosa puede ser importante o no importante, según si va o no con nuestro propósito u objetivo; pero también puede ser urgente o no urgente, dependiendo de si nos exige o no una atención inmediata. Si hacemos una combinación entre estas cuatro opciones, nos aparecen los cuatro cuadrantes de la matriz de Covey.

El primer cuadrante corresponde a las cosas urgentes e importantes, y en él podríamos introducir las tareas que están relacionadas con nuestro trabajo y nos exigen una atención inmediata. Por ejemplo, cuando un cliente nos llama porque ha surgido un problema crítico y, si no lo atendemos, existe el riesgo de perderlo. En el segundo cuadrante están las tareas importantes y no urgentes, cosas que van con nuestro objetivo pero no tenemos por qué atender de forma inmediata. Un buen ejemplo sería mantenernos formados y actualizados.

Seguimos avanzando hasta el tercer cuadrante, el de lo urgente no importante. Son cuestiones que resultan urgentes para otras personas pero no para ti. No hay que confundirlas con las del primer cuadrante, ya que no son importantes. Nos referimos, por ejemplo, a llamadas o pedidos que se pueden delegar. Por último, en el cuarto cuadrante, están las tareas que ni son importantes ni son urgentes pero que seguimos completando por costumbre, aunque sea una pérdida de tiempo ya que ni nos benefician a nosotros ni a los demás.

Cómo utilizar la matriz de Covey con Excel

Para hacer la matriz de Covey en Excel solo necesitamos un gráfico donde cada tarea introducida en la tabla de Excel se sitúa en el cuadrante del gráfico que corresponda. Lo crearemos de forma similar a la de los gráficos de burbuja excel o posicionamiento, y el tamaño de la burbuja debería ser equivalente a la relevancia de la tarea y al tiempo que le vamos a dedicar. Así, las burbujas más grandes deberían aparecer en el segundo cuadrante, mientras que las más pequeñas deberían estar en el cuarto.

Para mejorar tu efectividad con Excel, deberías incluir las diferentes tareas que haces a diario en una tabla y añadir el tiempo que inviertes en ellas. A continuación, exportamos cada tarea a la matriz de Covey, y sabremos si dedicamos nuestro tiempo a tareas importantes o no, a trabajo urgentes o no, si pierdes mucho el tiempo, etc. Una vez hecho este análisis, podemos analizar el resultado y ejercer un mejor control de nuestro tiempo, dejando de perderlo y aprovechándolo mejor. Podemos utilizar plantillas de Excel destinadas a mejorar la productividad donde incluyen este tipo de matriz.

Lo ideal sería que la mayor concentración de tareas se encuentre en el segundo cuadrante, ya que son cosas importantes, que nos resultan de utilidad, pero que no son urgencias. En cambio, si manda el primer cuadrante nos sentiremos estresados debido a la urgencia que implican esas tareas mientras que si el cuadrante 3 es el mayoritario deberías aprender a delegar y decir que no, ya que estás invirtiendo tu tiempo más en los demás que en ti. Cuando la mayoría de tus tareas están en el cuarto cuadrante estás perdiendo el tiempo.